生產前檢驗：驗貨人員通過隨機抽樣對生產的原材料、初加工產品、零部件進行檢驗。

生產過程中的檢驗：驗貨人員對生產線上的半成品或剛下線的產成品進行檢驗，檢查紕漏和偏差，報告廠方，并提出糾正錯誤和偏差的有效方法。

產成品交付前抽樣檢驗：驗貨人員在產品生產及包裝完成待交運前，(一般是100%生產出來80%包裝好)，對貨物的數量、工藝、功能、顏色、尺寸規格和包裝等細節進行檢查。抽樣方法是按照ISO2859/NF X06-022/ANSI/ASQC Z1.4/BS 6001/DIN 40080等國際認可的標準進行。同時遵照買家AQL抽樣水平。

監督裝運：驗貨人員在最終產品付運前的抽樣檢驗之后，在工廠基地、倉庫或裝箱傳輸過程中，協助廠家確認所用裝箱是否符合應有的清潔狀況和裝箱條件等。

工廠評估：驗貨人員按客戶的要求指派工廠審查員對生產企業的工作條件、生產狀況、設施、制造設備、制造方式及質量保證管理及人員情況等進行檢查，并提出相應的說明和意見書，不僅可為客戶調查可能引起質量事故的問題，還將提供整改意見。

前期工作流程

1、出差同事出發前最少在前一天要致電與對方工廠聯系好，避免到廠后沒貨可驗或負責人又不在等情況出現。

2、帶照相機并需確保有足夠電量, 名片，卷尺，手工刀，小量封口膠袋（裝辦用）...等用品。

3、細閱落貨通知書（驗貨資料）和以前的驗貨報告，簽辦和其他有關資料，如有疑問，必須在驗貨前解決。

4、出差同事出發前必須先了解交通路線,天氣情況.。

到達接待單位/工廠

1、致電通知公司同事已到達目的地

2、在正式驗貨前，要先了解訂單的情況，如全批貨完成了沒有 ? 如沒有全批完成，那完成了多少？已打好包裝的成品有多少？沒完成的是否正在做？ (如實際數量與發單同事所通知的資料有所出入，要先致電回公司報告），如貨正在生產中，那必須也要去看生產過程，盡量在生產過程中把問題找出來，告知工廠并要求改善？ 還有余數什么時候可完成？另已完成的貨物，必須拍下和看看堆放情況并需點數（可點箱數/卡板數), 注意，此等情況要寫在驗貨報告備注上。

3、用照相機拍下和核對外箱嘜頭和裝箱情況是否與落貨通知書要求相同，如還沒裝箱，要問工廠紙箱到位沒有？如已到，（就算還沒裝箱，都可先檢查紙箱嘜頭，尺寸，紙箱的質量，清潔度和顏色等, 但最好讓工廠安排先裝一箱給我們檢查），如紙箱還沒到，則要了解什么時候會到

4、要稱貨物的重量（毛重）和要量度外箱的尺寸是否與所印和落貨通知書相符合

5、驗貨報告上，必須填寫具體裝箱資料， 如多少只(個)入一內盒(中盒)，多少只(個)入一外箱，寫法參考：50只/內盒, 300只/外箱。還有，紙箱是否已打好最少2條打包帶？記緊外箱要用'工'字形封箱膠帶上下封好。

6、所有出差跟單或驗貨同事發完報告回公司后，必須致電到公司通知和確認已收到報告，并通知同事計劃什么時候會離開工廠。

7、按照指示進行摔箱測試

8、檢查外箱有否破損，檢查內盒（中箱）是否四頁盒,檢查內盒內的間格卡不能有雜色，要白底或灰

9、檢查產品有否破損

10、根據標準（一般以AQL的標準) 的數量指示抽查貨物

11、拍下貨品情況包括不良品和在生產線上的情況

12、核對貨品與簽辦，菲林片和有關要求是否一致符合，如產品顏色，商標顏色和位置 ,大小，外觀，產品表面處理效果(如不可有刮花痕,污漬..等)，產品功能等 (請特別注意(a)絲印商標效果，不能有斷字,拖絲等,以膠紙測試絲印看會否掉色, 商標必須完整, (b)產品顏色表面不可掉色或容易掉色 )

13、檢查彩合有否破損， 有沒有折痕磨花，印刷效果是否優良和打樣一致

14、檢查貨品是否用全新料造貨,原料要無毒, 油墨要無毒

15、檢查貨品各零件是否裝好,裝到位,不可易松或脫落

16、檢查貨品功能是否正常和操作是否正常

17、檢查貨品有否彼鋒割手,不可有毛邊利角割手

18、檢查貨品和紙箱(包括包裝彩合，紙卡，塑料袋，不干膠,氣泡袋，說明書，發泡等）的清潔度

19、檢查貨品是否完好和在良好情況存放下

20、按照落貨通知書上指示即場拿走所需數量的船頭辦，記緊必須把有代表性的不良品也一并帶走（十分重要) 。

21、填寫驗貨報告后，連同不良品與對方講說一遍，然后讓對方負責人簽名并寫上日期。

22、如發現貨物情況很差(很大機會不合格）或收到公司通知貨物不合格需翻工，那出差同事需在現場馬上問工廠翻工的安排和何時可把貨翻好，然后回復公司。

后期工作

1、下載照片并發email到相關同事，在email里要加上對各圖片的簡單駐解

2、整理樣品打上標簽，安排當天或羿日寄出到香港辦公室

3、把正本驗貨報告歸檔

4、出差同事如來不及回辦公室，要先致電通知直屬上司并交待好工作

第三方驗貨公司驗貨員的工作流程與外貿公司類似，但他們驗貨過程中對資料的核對更加詳細，對拍照要求更加嚴格。因為他們只是在產品要出貨前才拿到資料，做最終的一個出貨檢驗，而且經常是無樣品對照檢驗。