營業助理復查上次該客戶當面所交代或來電來函所應辦工作是否已完成，如未完成應速辦妥。

(一)營業助理對客戶所寄來擬在仿制的原樣品，如需準備報價、樣品、印盒、紙套、標紙、標頭、陳列箱、說明書等資料，應即準備齊全，如有問題不能解決，應即向主管經理請示如何處理。

(二)營業助理須將客戶所欲購的項目，應準備最新報價，以滿足客戶再訂購的需要。

(三)營業助理應客戶所需，代訂飯店房間、并于前一天應再與飯店聯絡，不可有誤。

(四)營業助理須通知裝押助理，最遲于于客戶來前一日辦妥OOL。

(五)如需采購部有關科長配合準備工作者，營業助理應協調妥善對大客戶來應預到公司日期。

(一)如需到機場迎接，營業部助理應向總務科安排接機事宜，并應于飛機抵達前2小時與航空公司機場辦事處聯絡班機確定到達時間。必須提前5分鐘抵達機場或飯店將客人接來公司。

(二)如客戶需赴工廠察看，營業助理應事先與工廠聯絡，安排行程。

(三)如客戶需要游覽名勝古跡,營業助理應事先安排觀光行程。

(一)赴機場或飯店接客戶前，營業助理應將有關資料、檔案、樣品等置于業務洽談室。

(二)如客戶需要飲料、食品等，營業助理應通知樣品室準備。

(三)如需采購部有關科長備詢時，營業助理應事先通知待命。

(一)營業部經理及助理陪客戶挑選樣品。

(二)經客戶挑選的有興趣產品，營業助理應即記錄詳細資料及產品編號、規格、包裝明細、材數，最近工廠價格。如有必要，得與有關科長協調報價。如客戶是以CF或CIF條件采購者，應即計算所擬報單位數量的運費，如該產品客戶以前曾購買者，則應記錄前次廠價與賣價。

(三)與客戶洽談中，對報價及客戶所特有要求的規格、形態、大小尺寸、厚度、結構材料、顏色、包裝、品質、訂購數量等，營業助理均應詳細列入記錄，必要時畫上該產品草圖。

(四)如客戶當日未能決定采購者，須待次日繼續洽談時，營業助理應將所挑選出來的樣品，留條囑咐樣品室暫保留于業務治談室架子內，以免下次洽談時重復挑選(保留期限不得超過一星期)。

(五)如客戶不予洽談或已洽商完畢的樣品，營業助理應囑咐樣品室歸還原處。

(六)客戶如有任何詢問應即查核答復，如不能即時答復，亦應向客戶說明原因并告以何時答復。

(七)與客戶洽談中，對客戶所交代的工作應于下次洽談前完成。

(一)應客戶需要，將洽談中感興趣的產品，營業助理與采購部有關科長協調整理報價單，經主管理經理核閱后打出交給客戶。

(二)客戶訂購產品，營業助理應于客戶離公司的當日或限內將報價單單項總價及全部總價底稿整理妥當，呈主管經理閱后，掃報價單所規定份數增加二份。如是CF或CIF時，報價單上的材數不予打出。

(三)營業助理，應即核對報價單是否與底稿相符，如有錯誤即自行修改確實無誤，然后抽出一份報價單請示經理后，開國內訂單，連同國內訂單裝運聯一并交裝押助理。

(四)所有寄國外信件，報價單若其他一切文件須由營業助理核對，并在寄出份上經理簽名處旁簽名和簽注日期，送交主管經理發出，但報關文件由營業助理于結并前自行核對單價數量，必須在當日內完成。

營業助理應時常查核自存的報價單，并盡速請主管經理會同有關采購科長發出國內訂單，并在存檔報價單及資料卡或PRICE LIST上注明承制工廠、廠價、國內訂單號碼及日期。

(一)訂單上嘜頭可采用下列方式：

1.刻章

2.打字

3.由營業助理書寫清楚

(二)如國內訂單上數量、價格、包裝、規格、嘜頭有變更時,即發出'訂單更改通知'，并與原國內訂單留底聯裝訂一起。

(三)如是將國內訂單改開另一工廠，則應于國內訂單留底聯、驗貨聯、裝運聯上注明，'本訂單是原訂單號重開，原訂單作廢'并于存檔報價單聯及資料卡或PRICE LIST上更改國內訂單號碼、日期、承制廠名稱價格，但在工廠聯及簽回聯上絕對不可注明該訂單是重開，并即將裝運聯直接交裝運押助理。

(四)原國內訂單如是改開別家工廠時，須用特別編號，舉例如下：

KR-1021 (此為改開訂單號碼)

K-1021 (此為原訂單號碼)

(五)需動退的貨，外箱上要打記號，應于訂單上特別注明，告知工廠。

(六)如是紡織品的訂單，亦應于訂單上注明需辦GUOTA才可出口。

(七)印制樣品請款時，務必附上樣品才可付款。

(八)訂單一個ITEM在￥5,000以上，科長在時一定要讓科長簽字，才能寄出，如科長不在而急于需寄出的訂單由營業部自行決定。此訂單進否要由科長簽字才寄出，但如未經科長簽字的訂單，采購科長應協助出貨，而催貨則由營業部負責。

(九)凡向工廠催貨(包括配件及印刷品)一切的責任由營業助理負責，但裝押助理協助催貨。

(一)國內訂單開妥后，須校對與報價單上所列的包裝、數量是否相符。

(二)開妥國內訂單送主管經理核閱簽名后：

1.留底聯存查。

2.工廠聯及簽回聯及驗貨聯交管制中心。

3.裝運聯連同報價單一份交裝押助理保存出貨用。

4.簽回聯逾10天工廠未自動簽回時，由管制中心過濾，如該訂單單項金額超過美金2000元或人民幣8萬元以上者，通知有關副(助)理或外務員負責簽回(如金額未超過以上金額者不必硬性簽回)，如超過美金5,000元者，務必由各有關科長簽回。

5.管制中心收到簽回聯時，核對單價、數量后，如簽回聯上有更改部分，應由管制中心通知各承辦助理，再交行政助理處理后轉交各有關人員更改樣品室價格。

1.整理報價：

針對不同客戶詢盤，提供相關報價資料。其中，對于出口產品的報價主要包括：產品的質量等級、產品的規格型號、產品是否有特殊包裝要求、所購產品量的多少、交貨期的要求、產品的運輸方式、產品的材質等內容。所有正式報價單需打印出來，并由經理簽字存檔。

2.處理樣品：

制作詳細樣品單，向工廠索取樣品，以免工廠錯誤打樣。收到樣品之后，應核對樣品尺寸，質量和照片，確保寄出的樣品同報價吻合，可以按照其生產。另，針對有的工廠的樣品費用問題同工廠和客戶協商。并針對寄樣費用，同客戶協商，協商不了的情況下，匯報上級，達成解決之道。寄樣需記錄相關寄件信息，以便及時追蹤和后查。

3.訂貨（簽約）：

貿易雙方就報價達成意向后，買方企業正式訂貨并就一些相關事項與賣方企業進行協商，雙方協商認可后，需要簽訂《購貨合同》。在簽訂《購貨合同》過程中，主要對商品名稱、規格型號、數量、價格、包裝、產地、裝運期、付款條件、結算方式、索賠、仲裁等內容進行商談，并將商談后達成的協議寫入《購貨合同》。合同需由業務和經理審批，填入u201c出口合同審核表（訂單跟蹤表）u201d，盡可能將各種預計費用都列明。通常情況下，簽訂購貨合同一式兩份由雙方蓋本公司公章生效，雙方各保存一份。

4.收取訂金或信用證：

4.1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到L/C后應業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其它可能的問題，如有問題應立即請客人改證。

4.2：如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經到賬。

5.下國內生產定單：

在收到信用證或預付款的前提下，開始進行備貨。根據訂單制定生產計劃單，經過審批后，下達到生產部進行生產。如需要，應同時下條碼貼紙的生產單給工廠，此類印刷品應要求工廠提供倍品，并確保掃讀OK，以免影響出貨。

6.追蹤和驗貨：

在備貨過程中，生產部同步進行生產進度匯報，對生產完的產品進行入庫登記，以便業務人員掌握整個訂單的生產進度。一般在交貨期前一周，通知公司驗貨員驗貨。如客戶指定人員檢驗。一般要在交貨期兩周前與驗貨人聯系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。

注：每次新產品出貨，需有大貨樣品留底。

7.租船訂艙：

7.1．在備貨的同時，如果本票業務不為客戶指定貨代，則向貨運代理公司詢

價，確定本次出運的貨代公司。

7.2、在貨物全部生產、包裝完畢后，生產部制作裝箱單，業務人員根據報來的裝箱單，結合合同及信用證貨物明細描述，開列出倉通知單。通常在開船

一周前可拿到定倉紙。

7.3、單證儲運部門根據出倉通知單、工廠制的裝箱單、信用證統一繕制全套的出運單據。出運單據包括出口貨物明細單、出口貨物報關單、商業發票、裝箱單。

7.4、單證儲運部門先將出口貨物明細單傳真給貨代公司進行配船訂艙，確認配船和費用后，準備全套報關單據（出口貨物明細單、報關委托書、出口貨物報關單、商業發票、裝箱單、出口收匯核銷單等）寄到貨代公司用于報關、出運；

7.5、在貨代公司確認配船和費用后，收到貨代公司送貨通知單（要求在指定日期前將貨物運至指定倉庫）。

8. 報檢：

國家法定商檢產品需拿到商檢證書。一般應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。貨物經檢驗合格，附報檢委托書、外銷合同、信用證復印件、商業發票、裝箱單、紙箱證等單據取得商檢局出具換證憑單，寄到貨代公司用于報關。

9.申領核銷單：

單證人員憑出口貨物明細單在本公司申領核銷單。

10.出口報關：

在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間（船截關前）。

10.1單證部門拿到核銷單后，將貨代公司報關所需的報關委托書、出口貨物 報關單、 出口收匯核銷單、 商業發票、 裝箱單、 外銷合同用快件寄出。聯系并確認貨代公司收到上述單據。

10.2公司負責商檢的人員將商檢換證憑單寄給貨代公司，貨代公司憑收到的商檢換證憑單，到出入境檢驗檢疫局換取出境貨物通關單。

10.3公司根據貨代公司的送貨通知按時將貨物送到貨代公司指定的倉庫。報關通過后，貨代公司安排集裝箱拖貨至船公司指定的碼頭。

11.收款：

11.1.準備文件：督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后，向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本。并同時準備其他相關文件（商業發票/一般原產地證/裝箱單等）。

11.2.交單：

采用 L/C收匯的，應在規定的交單時間內，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。

采用 T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認受到余款后再將提單正本及其它文件寄給客人。

12.核銷退稅：

一般在報關之日起90天內核銷，核銷后公司方可到稅務局申報退稅。

13．業務登記/存檔：

每單出口業務在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統計等。

14.售后問題的處理：

因出口產品供貨方原因產生的出口產品錯發/漏發/質量不合格導致客戶提出質量、數量索賠的，業務人員應及時處理。

注：以上業務處理事宜：1/2/3/4/5/6/12/13/14，并應同單證報關人員緊密配合工作，處理好相關交接工作，以免產生問題。

1.現有客戶關系維護

1）處理好定單和索賠問題，保證交貨期和產品質量，協調與客戶之間的關系

2）適時對重點客戶制定相應的促銷和優惠政策，并提供一定程度的廣宣支持，塑造良好的企業和品牌形象。

3）在國外的重要節假日里，需發送電子賀卡以示問候。

4）及時向客戶提供我司最新產品信息和產品目錄。

2.新客戶開發

通過展會，網絡手段如搜索引擎、開發信等，銷售電話，走訪市場及其他途徑努力開拓市場，尋找新的客源。

1.外事接待

2.建立客戶檔案，產品檔案，質量信息反饋表和制定出口貨物統計臺帳。并對每筆定單的技術狀態表、形式發票、銷售合同及附件進行備份，以備查用。

3.留意市場動態并收集相關產品和市場信息，統計、整理、歸檔。

4.提交月/季度報表和年度總結。

5.注意不斷提高業務員自身知識和素養。