在國際商務活動中，商務信函是商家、廠家與客戶之間聯(lián)系業(yè)務、溝通商情、咨詢答復的主要途徑和工具。這類信函是對買賣雙方權利、義務的規(guī)定，是雙方解決爭端的法律依據(jù)，因此商務信函尤其注重數(shù)字準確、文字正確、用詞正式而又簡潔易懂、格式規(guī)范。國際商務信函本質上是一種公函，構成了商務、外貿(mào)操作過程的根本內(nèi)容。所謂u201c文字正確u201d，關鍵還是在于表達本意，幫助收信人充分地理解發(fā)信人的意圖。
在不同的貿(mào)易環(huán)節(jié)上，商務信函會表現(xiàn)出一些不同的特點。一般的詢問信和訂貨信往往寫得比較簡單，甚至簡單到了格式化的地步；而索賠信和推銷信以及其他荷載著說服使命的信函，內(nèi)容則可能會復雜一些，表述也會豐富一些。例如撰寫索賠信，寫信人應當注意做到有理有據(jù)，以說服對方，從而達到索賠成功的目的；再如在撰寫以推銷某些新產(chǎn)品為目的的促銷信時，我們就有必要調(diào)動更多的文字技巧和修辭手段，去激發(fā)目標讀者的購買欲。學習本課程時，我們應當注意掌握不同文書的特點，以便在寫作時有意識地去體現(xiàn)它們各自的特點。
針對不同的目標讀者或者客戶，商務信函也會有不同的文字表現(xiàn)。為了吸引新客戶，就可能比較詳細地介紹情況，耐心地解釋條款，附錄更多的信息，目的在于通過信函建立業(yè)務關系；對于已經(jīng)有所交往的老客戶，則應當寫得比較親密甚至隨便一些，嚴肅刻板了反而不好，業(yè)務內(nèi)容上也可能會簡單得多。