1 風范自律

1）、遵規守紀：嚴格遵守各項制度規范要求做個合格的貨代人。

2）、細致耐心：認真對待每件事情盡職盡責做好本職工作。

3）、熱心誠摯：持續為客戶提供專業優質的服務。

4）、誠懇好學：不斷提升自身服務能力和綜合素質。

5）、快捷高效：及時準確有效地服從執行上級指令。

6）、忠誠奉獻：積極努力為團隊進步發展獻計獻策。

7）、團結互助：胸懷寬容博愛的團隊共建精神。

2 崗位職責

依據工作需要和工作環節主要設立部門經理、部門主管、操作、調度、文件、客服和銷售等崗位，各崗位相輔相成，構成貨代公司完整的運作機制。

2.1、職位與職權

2.1.1 部門經理

1）、管理團隊的組建、分工、培訓和提升。

2）、配合公司戰略發展，籌劃、推進和評估本部門的長短期目標。

3）、各下級部門總體運作的計劃、協調、推進和評估。

2.1.2 部門主管

1）、部門團隊的組建、管理、培訓和提升。

2）、部門日常運作的協調、推進和評估。

3）、對內與對外報價的更新、發布和核批。

4）、業務的受理、指派和跟蹤。

5）、市場目標的制定、推進和評估。

2.1.3 操作

1）、業務的審核、操作和跟蹤。

2）、費收的核實、確認和輸入。

3）、業務的完結、統計和分析。

2.1.4 調度

1）、門點服務/倉儲服務的受理、協調和安排。

2）、門點服務/倉儲服務的跟蹤、反饋和完結。

3）、月度統計、分析與評估。

2.1.5 文件

1）、提單的確認、核對和簽發。

2）、操作的日常事務助理。

3）、月度統計和分析。

2.1.6 客服

1）、業務的受理、指派和跟蹤。

2）、報價的對外發布、跟蹤和核實。

3）、客戶日常操作維護。

2.1.7 銷售

1）、業務的報價、攬取和跟蹤。

2）、報價的對外發布、跟蹤和核實。

3）、客戶日常銷售維護。

2.2、職權與職責

2.2.1 經理管理

部門經理和主管對部門內日常事務和人員具有指派工作、協調次序、管理決策的權力和義務。

2.2.2 權責對應

部門內所有人員應依據各自所在職位的職權配置，積極主動盡職盡責地完成日常本職工作。

2.2.3 能動互助

部門內所有人員應重視自我促進業務素質和工作能力，積極主動協助關聯職位成員完成日常本職工作。

2.3、個人與團隊

1）、對任何事件，各成員應首先積極主動第一時間處理。

2）、對超越自身處理能力或不能清晰判斷處理結果的要求或事件，需立即請示上級要求協助，并依據上級的指令或指導及時處理并反饋、總結。

3）、各職員日常應積極主動學習積累有利于改善本職工作的知識和資源，持續提升團隊實力和個人素質。

4）、各成員應積極協助和指導有需要的部門成員。

5）、待物客觀公正，做事寬容耐心，不意氣用事。

3 操作流程

根據海運貨代的工作特征，日常工作一般劃分為接單、訂艙、拖車/內裝、報關、文件、收費和其他等各環節，各環節相輔相成。

本流程即是各崗位的工作指導，也作為主管評判各崗位工作達標與否的標準。

3.1、接單部分

接單原則上應成為日常中“最優先”的工作環節，一般要求接單必須快捷、高效，第一時間確認業務的可操作性并予以安排。

接單員一般要求自接到委托書后15分鐘內完成以下三部分基本信息的確認：

注：對于部分無法短時間內確認的信息，依然必須及時安排并予以跟蹤，如根據客戶和操作需要流轉到下一環節，先安排流轉后跟進處理，以保證下一環節的有序操作。

1）、審核客戶委托內容和確認客戶服務要求（客服或接單員）

——（1）接單員必須預先審核客戶的委托內容

客戶給的《訂艙委托書》需顯示但不限于：托運人/發貨人、船公司/船期、起運港、目的港/中轉港、貨名、箱型/柜量、運價條款與運價、托運人的簽字或蓋章等。

——（2）接單員必須預先確認客戶服務要求（客服或接單員）

普通服務要求一般包括是否需要：到/預付訂艙、拖車/內裝、商檢和報關等。

對于拖車/內裝、商檢和報關的服務要求，必須同時確認貨物和單證備齊時間、服務要求時間等，注明在客戶《訂艙委托書》上。

特殊服務要求一般包括是否需要：普通服務外其他的附加服務。

對于特殊服務要求，必須得到部門主管和/或其他相關職能的核批后才可以接受和安排。

2）、運價核對、確認（客服或接單員）

客服人員收到《訂艙委托書》后，必須對運價和其他服務費用進行確認。

——（1）對來自銷售部的業務，須與銷售員核對運價和其他服務費用是否正確，并由銷售員在《訂艙委托書》上簽字確認，然后再向相應船公司訂艙。

注：特殊情況可先口頭與銷售員確認，待銷售員返回公司再補簽字確認。

——（2）對于公司業務，須與市場相關人員或航線主管人員及時確認后再安排訂艙。

3）、艙位確認（客服或接單員）

根據客戶委托，確認并反饋符合要求的艙位。

3.2、訂艙部分

一般要求預定開船日7天前必須安排訂艙，對可以提前接受委托的船公司應爭取頭批訂艙，旺季時根據市場情況適當提前。

一般要求在預定開船日5工作日前完成訂艙，對于該時間限制以內的業務委托一般要求在接單日內完成訂艙，最遲一個工作日內完成訂艙。

1）、新建委托（訂艙操作員）

訂艙操作員必須及時在操作系統內創建業務編號、新建業務檔案，輸入業務有關數據。輸入業務數據包括但不限于：業務各屬性、收發貨人信息、服務要求、提單要求、船名航次（如可能）、開船日期、起運港、中轉港、目的港、箱型箱量、貨名與數量，以及代理（如需要）等。

2）、訂艙過程（訂艙操作員）

訂艙過程包括以下環節：膳制與發送《訂艙委托書》、訂艙號或提單號確認、預配和報關艙單發送確認、中轉港代碼確認和場站收據制作等，任何一環節未完成均視為訂艙未完畢。

訂艙完畢后，應及時將配艙信息輸入操作系統，輸入時應確保準確，并特別注意以下信息：船公司名稱、訂艙號或提單號、船名航次、開船日期、箱型箱量以及運費/運輸條款等信息。

3）、艙位通知（訂艙操作員）

無論是否需要我司代為提供當地各項服務，訂艙確認書或配船通知單等都必須第一時間通知客戶，確保上面的訂艙號與船名航次清晰、準確，以免造成混淆。

如有問題，積極配合客戶跟蹤處理預配和海關艙單等方面問題。

3.3、拖車/內裝（調度）

客戶委托的拖車、內裝和/或報關等要求，必須根據船公司、碼頭、貨物性質和市場環境等情況予以預先審核，對存在隱患的不合理安排盡量同客戶協商調整并告知理由和風險。

1）、拖車安排

——（1）得到相關銷售或客服確認后方能安排。

——（2）根據船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的拖車時間；如果同客戶具體情況有沖突，必須同客戶友好協商并告知可能的風險。

——（3）安排拖車前，根據前期約定的拖車服務時間要求，提前2工作日與客戶再次確認裝柜時間及地點。

——（4）同客戶確認時間要求后，在同一工作日及時把信息通知拖車進行服務要求預約。

——（5）向拖車下委托的時間，一般最遲必須在提供拖車服務時間的前一工作日的中午之前，并在當日下午4點前確認安排（包括拖車是否已經打單領取設備交接單、提箱地點的確認以及空箱狀況確認）。

對于冷柜等特種柜業務，必須同船公司確認空箱狀況，必要時通知船公司提箱時間。

——（6）安排拖車時，需向拖車發出書面委托。清晰注明配船信息（包括船公司、船名航次、訂艙號/提單號、箱型箱量、起運港和中轉港代碼、目的地等）、裝柜時間、裝柜地點、工廠聯系人及聯系電話、協議費用等。

——（7）必要情況下，應要求拖車提供司機姓名、手機號碼、車牌號、柜號、鉛封號，并報給工廠。

——（8）跟蹤裝箱、重箱返回、進港集港等。

——（9）其他注意事項。

注：在船公司的免費用箱期內安排拖柜進場，避免發生額外費用。若發生超堆費、超期柜租等額外費用，需立即通知客戶，要求其書面確認并登記。

對于客戶取消業務退關等情況，需確認是否發生安排拖車等前期費用。若發生打單費等，需立即通知客戶，要求其書面確認并登記。

2）、內裝安排

——（1）得到相關銷售或客服確認后方能安排。

——（2）根據船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的裝箱時間，如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶協商并告知可能的風險。

——（3）根據前期約定的到貨時間，提前1工作日與客戶再次核實送貨時間和預計到達時間，必要時讓客戶提供送貨司機聯系方式。

——（4）向倉庫做內裝委托，需向倉庫發出書面委托。如有裝箱說明或打托要求，與委托一同發給內裝倉庫或堆場。委托需清晰顯示配船信息（包括船公司、船名航次、訂艙號/提單號、箱型箱量、起運港和中轉港代碼、目的地等）、裝柜時間、貨物數據（包括件數、毛重、體積）、協議費用等。

——（5）向倉庫委托時間，一般最遲必須在預約貨物裝箱時間的前一工作日的中午之前，并在當日下午4點前確認安排（包括倉庫是否已經領取設備交接單、提箱點的確認、空箱狀況確認）。

——（6）向倉庫委托時，必要時應注明提空柜的時間要求。

——（7）跟蹤到貨情況。如果貨物有問題如包裝破損等，必須第一時間反饋給客戶，待客戶確認好后，再進一步操作。

——（8）跟蹤裝箱、進港集港等。如客戶要裝箱照片，應提前通知倉庫。

3.4、報關部分（操作員）

——（1）得到相關銷售或客服確認后方能安排。

——（2）根據船公司、碼頭、航線和貨物等情況，前瞻判斷合適的報關時間。如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶友好協商并告知可能的風險。

——（3）最遲在同客戶約定報關日期的前一工作日，再次同客戶確認報關資料的發送情況。

——（4）收到報關資料后應第一時間對報關資料進行預審，有問題立即處理。

——（5）在約定的報關日期前一工作日下班前，把完整的報關資料送報關行。

——（6）對于報關資料，要求復印留底。

——（7）跟蹤反饋報關結果。如客戶要預錄單，應及時提供。

3.5、文件部分

1）、提單確認（文件員/制單員）

——（1）提單確認件的膳制和發送

提單確認件的膳制和發送要及時，一般預定開船日2個工作日前必須發送。

——（2）催促提單確認件

一般預定開船日前一工作日必須從客戶獲取完整、正確的提單確認件。

貨代業務員怎么找客戶？ - 巨鯊魚的回答 - 本站 https://www.zhihu.com/question/21436313/answer/1085850666