為確保國際貨代的進(jìn)出口貨物的安全交接，需在整個運(yùn)輸過程中編制各種文件。這些文件都有各自獨(dú)特的用途，并且互相依賴。它們既把船、港、貨各方聯(lián)系在一起，又能分清各自的權(quán)利和業(yè)務(wù)。

托運(yùn)單（BOOKING NOTE）

托運(yùn)單俗稱“下貨紙”，是托運(yùn)人根據(jù)貿(mào)易合同和信用證條款內(nèi)容填制的，向承運(yùn)人或其代理辦理貨物托運(yùn)的單證。承運(yùn)人根據(jù)托運(yùn)單內(nèi)容，并結(jié)合船舶的航線、掛靠港、船期和艙位等條件考慮，認(rèn)為合適后，即接受托運(yùn)。

裝貨單

裝載單是由托運(yùn)人提出裝運(yùn)申請的船舶公司發(fā)出通知，憑單據(jù)向發(fā)貨人發(fā)出通知船長將該船的貨物裝船。它既可以作為裝船依據(jù)，也可以作為由貨主憑此向海關(guān)申報(bào)出口貨物的主要單據(jù)之一，因此它也被稱為“關(guān)單”，對于托運(yùn)人來說，它是完成國際貨代貨物托運(yùn)的證明。對于船舶公司或其國際貨代代理人來說，裝貨單是通知船方接受裝運(yùn)貨物的指示文件。

收貨單

接收單也叫大副收據(jù)，是船舶接收貨物的收據(jù)，也是貨物已裝運(yùn)的憑證。船大副按照理貨人員在理貨單上簽的日期、件數(shù)和艙位，并與裝貨單核對，簽大副收據(jù)。發(fā)貨人憑大副簽字的大副收據(jù)向承運(yùn)人或其國際貨代代理人換取已裝運(yùn)提單。

海運(yùn)提單

提單是一種貨物所有權(quán)憑證。提單持有人可據(jù)以提取貨物，也可憑此向銀行押匯，還可在載貨船舶到達(dá)目的港交貨之前進(jìn)行轉(zhuǎn)讓。

裝貨清單

貨物清單是指承運(yùn)人按照其目的港、靠港次序，依其航次、靠港次序，將全船待裝貨物按目的港進(jìn)行分類分類，并列出清單，它的內(nèi)容包括裝船單號、貨名、件數(shù)、包裝形式、毛重、尺碼以及不同的貨物對國際貨代運(yùn)輸?shù)囊蠡蜃⒁馐马?xiàng)等。裝貨清單是船上大副編制配載計(jì)劃的主要依據(jù)，又是供現(xiàn)場理貨人員進(jìn)行理貨，港方安排駁運(yùn)，進(jìn)出庫場以及承運(yùn)人掌握情況的業(yè)務(wù)單據(jù)。

艙單（MANIFEST）

這張單子就是根據(jù)貨港，逐個列出全船運(yùn)輸貨物的匯總清單。貨物裝運(yùn)完畢后，由船公司按收貨單或提單開具。貨物細(xì)節(jié)、裝貨港、提單號、船名、托運(yùn)人及收貨人姓名、標(biāo)號等主要內(nèi)容，這份單據(jù)是船舶載運(yùn)貨物的證明。

提貨單（DELIVERY ORDER）

提貨單是收貨人憑正本提單或副本提單隨同有效的擔(dān)保向承運(yùn)人或其代理人換取的、可向港口裝卸部門提取貨物的憑證。

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