參加海外展會比在國內參加展會復雜得多，外貿企業應更加用心對待。

（一）早做準備

一般的策劃工作應該在展會開始前12～18個月準備，因為場地是按“先來先分配”的原則安

排的，所以企業至少要提前12個月預訂場地。

外貿企業若對某展會有意向，就應及早對其進行調查，以取得第一手信息。一旦決定參展，

外貿企業就要和展會組織者開展緊密的合作，以防任何突發狀況發生。

參展人員應至少提前兩天到達目的地以調整時差。若外貿企業需要單獨設置展廳、處理后勤

事務，那么參展人員將會非常疲勞。因此，參展人員要留出充足的時間，好好休息，調整自

己的狀態。

（二）擬訂合理預算

外貿企業應擬訂一份切合實際的參展預算。國外展會的費用根據展會地點、匯率和時令的不

同會有較大差距。除了考慮展出經費、運輸費用、宣傳花費及工作人員的工資外，參展企業

還要考慮進口關稅和相關的出口規則。同時，為應付展會中的意外事件及因匯率變動而帶來

的額外花費和其他小費支出，參展企業應增加25%的預算，以保證展會活動的順利進行。

（三）規劃展位/展廳

在大多數展會上，展位就是攤位。這些展位最小的大約有10平方米，一般三面封閉，壁上

刷石灰粉，布置比較簡單。但布置精細的展廳在歐洲一些大型展會上十分流行，這類展廳往

往面積較大，而且有可能包括會議室、休息室、廚房和酒吧（用來招待客戶），其中會備有

小甜品和軟飲料。因此，在策劃時，參展企業要把會議室和休息室也考慮在內。

（四）殷勤待客

企業要在展會上或休息室內提供食品，以便在與來賓交談時享用。

企業可設計一種與企業或產品形象相符的特色菜譜。例如，企業可以安排相關人員提供食物，

也可以請來賓吃自助餐。提供自助餐時，企業要注意交易會上的一些特殊要求，如在德國的

一些交易會上，根據國家“綠色環保”政策的要求，食品要盛在真正的瓷制器皿中，而不能使

用塑料制品或包裝紙。