“詢價(Request for Quotation) “是采購人員在作業(yè)流程上的一個必要階段。 在接到請購單、 了 解目前庫存狀況及采購預算后， 通常最直接的反映就是馬上聯(lián)絡供應商。 如果這是常態(tài)性的采購， 需求的形態(tài)又是屬于標準零件， 對于供應商來說比較不會有問題。 但是在新產(chǎn)品開發(fā)時， 對于那些不屬于標準品的部分， 詢價的時候就必須要特別注意是否有提供供應商足夠的資料， 來方便其報價作業(yè)。 為了避免日后造成采購與供應商各說各話，以及在品質(zhì)認知上的差異， 對于詢價時所應提供資料的準備上就不能馬虎。 因為完整及正確的詢價文件可幫助供應商在最短的時間提出正確、 有效的報價。 一個完整的詢價文件至少應該考慮包括下列12個主要的部分。




一、品名與料號

首先，詢價項目的“品名”以及“料號”是在詢價單上所應必備的最基本資料。供應商必須知道如何來稱呼所報價的產(chǎn)品，這即是所謂的“品名”以及其所代表的“料號”，這也是買賣雙方在日后進行后續(xù)追蹤時的一個快速查辦以及檢索的依據(jù)。料號因為在每一客戶中有其獨特的代表性，在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的料號動輒多達十多個位數(shù)，其中更包括有數(shù)字及英文字母在內(nèi)。料號中一個位數(shù)的不同可能就是版本的不同，甚至可能變成另一個產(chǎn)品的料號。品名的書寫應盡量能從其字面上可以看出產(chǎn)品的特性與種類為佳。




二、數(shù)量

通常供應商在報價時都需要知道買方的需求量，這是因為采購量的多寡會影響到價格的計算。數(shù)量資訊的提供通常包括有“年需求量”、季需求量甚至“月需求量”、“不同等級的需求數(shù)量”，如數(shù)量為500K，1M，3M等等；每一次下單的大約“訂購數(shù)量”；或產(chǎn)品“生命周期的總需求量”。除了讓供應商了解需求量及采購的形態(tài)外，也可同時讓供應商分析其自身產(chǎn)能是否能應付買方的需求。




三、規(guī)格書

規(guī)格書是一個描述采購產(chǎn)品品質(zhì)的工具，應包括最“新版本”的工程圖面、測試規(guī)格、材料規(guī)格、樣品、色板等有助于供應商報價的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用于估價也應一并在詢價時注明。如為國際采購，如果原始工程圖面為英文之外的語文如德文、法文、日文等，也應附上國際通用語言英文的譯名，以雙語形式呈現(xiàn)以利溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向供應商詢問其接受的程度，在提供時應注意以國際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供應商轉(zhuǎn)換圖檔。不過，在利用電子郵件傳遞檔案的同時，最好也同時提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面，以避免在檔案傳遞時所可能發(fā)生的資料誤失。




四、“品質(zhì)”要求

表達詢價項目品質(zhì)規(guī)范要求的方式有許多種，通常可以使用以下幾種方式呈現(xiàn)。采購人員很難單獨使用一種方式便能完整表達對產(chǎn)品或服務的品質(zhì)要求，應該依照產(chǎn)品或服務的不同特性，綜合使用數(shù)種方式來進行。







五、報價基礎(chǔ)

“報價基礎(chǔ)”通常包括報價的“幣值”與“貿(mào)易條件”，國內(nèi)買賣比較單純，通常都以人民幣交易，貿(mào)易條件不是以“出廠價”就是以“到廠價（運費是否內(nèi)含則另議）”來計算。國際貿(mào)易就比較復雜，報價幣值方面供應商多半以美元為計價基礎(chǔ)，至于是否以采購當?shù)貛胖涤媰r，則視匯率的穩(wěn)定與否有彈性的作法。

國際貿(mào)易通常的貿(mào)易條件有FOB、CIF等，在不同條件下，買賣雙方所負擔的責任風險是不同的。FOB條件下，賣方的責任是直到貨物裝上船為止。因此，賣方必須負擔裝船的風險，但買方則需負責船運、海險等費用。在CIF條件下，賣方除了必須負擔裝船的風險，還要負擔貨物運至指定目的港口所需的運費及保險費。因此，在相同貨物的交易下，以CIF條件的報價自然要較以FOB 條件的報價高，買方在詢價時必須詳加注明。




六、采購方的“付款條件”

有關(guān)付款條件，雖然雙方都有各自的公司政策，采購方希望付款時間愈晚愈好。相反，供應商當然是認為愈早愈好。采購方有義務讓賣方了解其公司內(nèi)部的標準付款條件，供應商也可在報價時提出其不同的要求，最后的付款條件則需雙方經(jīng)協(xié)議后所訂定。

另外，對于付款條件尚需要明確注明其時間計算的“付款起算日”，在國際貿(mào)易中通常國內(nèi)供應商一般是以出貨日( Shipping Date)、發(fā)票日(Invoice Date)或裝船日(On Board Date)來起算付款到期的時間。這時如果國外買主的認定為抵達日( Arrival Date)甚或到廠日(Receiving Date)為起算日，中間就有可能相差一個月的時間，買賣雙方均不可不慎。




七、“交期”與“包裝”

交期的要求包括采購方對采購產(chǎn)品需要的時間，以及供應商需要多少時間來準備樣品、第一批小量生產(chǎn)，及正常時間下單生產(chǎn)所需要的時間。供應商雖然可依采購方的要求來配合，不過交期的長短關(guān)系著采購產(chǎn)品的價格，買方應視實際需要來提出要求，而非一味的追求及時供貨。

包裝方式在供應商估算價格時占有很大的一個比重，除了形狀特殊或體積龐大的客戶訂制品外，供應商對于包裝都有其使用的標準紙盒、紙箱以及棧板等包裝材料。關(guān)于包裝，后面將有單獨一方法進行論述。




八、“運送地點”與“交貨方式”

運送地點的國家、城市、地址及聯(lián)絡電話與傳真都必須要清楚的告訴供應商。國內(nèi)買賣的交貨方式常以鐵路、公路為主，國際采購中的運送地點與交貨方式則決定了價格的計算。如果要求賣方來以CIF報價，無論海運或空運，運輸費與保險費當然由賣方來負擔。隨運送距離的遠近會有不同的計費方式，除非買方指定空運，供應商通常以海運為基礎(chǔ)報價，因為海運是最經(jīng)濟的一種交貨方式。關(guān)于運送方式，后面也將有單獨一方法進行論述。







九、“售后服務”與“保證期限”

在采購一些機器設備如沖床、塑膠射出機、測試儀器、半導體封裝設備等時，供應商一般都會提供基本的售后服務與保證期限。如果此時有特殊的要求，例如要求延長保證期限，或改變售后服務的內(nèi)容等等，因其牽涉到采購持有成本。




十、報價到期日

為了方便采購比價作業(yè)的時程，報價的到期日應該讓供應商有所了解，對于較復雜的產(chǎn)品，應該給予供應商足夠的時間來進行估價。




十一、“保密協(xié)定”的簽署文件

在一些新產(chǎn)品開發(fā)的詢價上，由于牽涉到業(yè)務機密的緣故，在對外詢價時為了不讓競爭對手知道而錯失商機，會進一步讓供應商簽署一份“保密協(xié)定”的文件，要求供應商在一規(guī)范的年限內(nèi)不能將新產(chǎn)品計劃的名稱、采購數(shù)量預測、詢價的技術(shù)要求、規(guī)格、圖面等等資訊向外界透露。




十二、采購人員與技術(shù)人員的姓名及聯(lián)絡電話

將采購人員與技術(shù)人員的姓名及聯(lián)絡電話告訴供應商，并不是要主動暗示供應商有什么暗盤的需要，那時因為如果采購的項目復雜且具技術(shù)性，則最好附上技術(shù)人員的姓名及公司聯(lián)絡電話以供其咨詢，以澄清規(guī)格要求上的問題。