1、權利人辦理知識產權海關保護備案，應當直接向海關總署提出申請。各口岸海關不受理備案申請。
權利人可以將備案申請郵寄至下列地址：
北京市建國門內大街6號郵編：100730
海關總署政策法規司知識產權保護處
權利人也可以通過海關總署的互聯網網站進行網上申請，網址為www.customs.gov.cn，登錄“知識產權”欄目的知識產權備案系統。
2、備案申請書應當符合以下規定：
(1)備案申請書的數量應當與有關知識產權證書的數量一致，即“一個證書、一份申請”;
(2)申請書應當填寫整潔，字跡清晰，無涂改痕跡，可用電子文本編輯后打印輸出;
(3)除指定欄目外，所有欄目均應以中文填寫。
3、提交備案申請書還應當隨附以下文件：
(1)知識產權的權利證書或者證明;
(2)申請人身份的證明文件;
(3)備案代理授權委托書和備案代理人的注冊證或身份證明; 外 貿 知 識
(4)被授權使用有關知識產權或者合法進出口人情況;
(5)進出口侵權貨物嫌疑人情況和初步證據;
(6)有關貨物的圖片或者樣品;
(7)有關侵權爭議的說明。
上述隨附文件應當齊全、整潔、清晰、有效。為外文文件的，應當隨附中文譯本;為復印件的，應當將復印件與原件核對并予以簽章確認。
4、權利人向海關總署辦理知識產權備案，應當繳納備案費。備案費收費標準為每件備案人民幣800元。權利人在備案有效期內申請備案續展或變更，不需另行繳費。
5、根據《條例》第八條的規定，海關總署應當自收到全部申請文件之日起30個工作日內作出是否準予備案的決定并書面通知權利人。
6、備案應當自海關總署核準備案申請之日起生效。在知識產權有效的前提下，知識產權備案的有效期為10年。
備案期滿可以申請續展。在知識產權有效的前提下，權利人可以在備案屆滿前6個月內，向海關總署申請續展備案，續展備案的有效期為10年。
7、根據《條例》第十一條的規定，備案知識產權發生改變的，權利人應當自發生改變之日起30個工作日內向海關總署辦理備案變更或者注銷手續。
8、海關發現權利人申請知識產權備案未如實提供有關情況或者文件的，海關總署可以撤銷其備案。