要求書(shū)信的“完整”， 理由有三：

1． 一封完整的書(shū)信比一封不完整的書(shū)信，有更大的可能性帶來(lái)預(yù)期的效果；

2． 一封完整的書(shū)信，有助于建立和表達(dá)友善關(guān)系；

3． 一封完整的書(shū)信，可以避免由于遺漏重要情況（情報(bào)）所導(dǎo)致的訴訟（Lawsuit）；

4． 有時(shí)，某些不顯眼的書(shū)信或文件，由于所提供的情況完整而又生動(dòng)有力（Complete and Effective）而成為極為重要的文件。

一封信寫(xiě)得是否完整，建議用五個(gè)“W”來(lái)檢驗(yàn)，既：

“Who, What, Where, When 及Why(包括How)”

例如在定貨的信中，必須明確說(shuō)明

“需要什么商品”(What you want)

“何時(shí)需要” (When you need the goods)

“貨物發(fā)到何地何人收”(to Whom and Where the goods to be sent)

“如何付款”(How payment will be mande)

如對(duì)對(duì)方的要求作出否定的答復(fù)時(shí)（如不能報(bào)盤(pán)，不能理賠等）應(yīng)說(shuō)明理由“為什么”(Why)