作為外貿(mào)業(yè)務(wù)員，最辛苦的磨練過程莫屬寫大量的開發(fā)信。然往往辛苦的付出與回報(bào)之間卻不成比例。究其原因，外貿(mào)業(yè)務(wù)員因?yàn)樽陨碓颍瑖樵颍_發(fā)信的內(nèi)容與格式往往會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)，導(dǎo)致郵件石沉大海。

        開發(fā)信最容易出現(xiàn)以下幾個(gè)方面的錯(cuò)誤。

        1）郵件寫得過長。客人的時(shí)間很寶貴，每天要收到數(shù)百封郵件，你想想，一個(gè)不認(rèn)識(shí)的人發(fā)了一封又長又臭的郵件給你，英語表述又不好，還加了好幾M的附件，你會(huì)不會(huì)認(rèn)真去看？而且很多老外的時(shí)間觀念很強(qiáng)，每天都有幾塊固定的時(shí)間用來處理email，很多長篇大論的郵件，只要不是他的熟人發(fā)的，一般會(huì)被直接刪除，或者是把你的地址設(shè)為垃圾郵件。

        我問過很多西歐客人，他們一般處理每一封郵件的時(shí)間是2-3秒，也就是大致掃一眼，重要的郵件，一般馬上仔細(xì)閱讀并回復(fù)；不是太重要的，會(huì)在outlook里標(biāo)注上要處理的具體時(shí)間，然后從inbox拉到相應(yīng)的子目錄里。換句話說，只要客人的郵箱地址是對(duì)的，也是你要找的right person，你的開發(fā)信只能停留在他眼前2-3秒，就是決定命運(yùn)的時(shí)刻了。這種情況下，試問你敢不敢把郵件寫得很長？ 

        2）沒有明確的主題。一個(gè)不明確的主題，會(huì)讓客人根本沒興趣去打開陌生人的郵件。這個(gè)就需要經(jīng)驗(yàn)了，內(nèi)容要言簡(jiǎn)意賅，直接吸引客人通過主題去點(diǎn)開郵件，目的就達(dá)到了。至于他看了以后有沒有反應(yīng)，就要看實(shí)際情況和你內(nèi)容的功力了。有些人寫郵件會(huì)這樣設(shè)置主題：“we are the manufacturer of lights”，又或者“need cooperation”，或者“Guangdong *** trading company ltd”，或者“price list for lights-Guangdong *** trading company ltd”等等，一看就知道是推銷信。當(dāng)你一個(gè)禮拜就收到一封推銷信，你可能會(huì)有興趣看看，但是如果你一天收到N封推銷信，估計(jì)就會(huì)很厭煩，直接刪掉算是客氣的了。所以如何把主題寫好，讓客人知道這是封推銷信，還是要忍不住打開看看？就要根據(jù)之際情況來判斷了。        

        舉個(gè)例子吧，假設(shè)我是做太陽能燈的公司DEF Co. Ltd，目前公司最大的客人是美國的Home Depot，盡管可能是通過貿(mào)易商做的，不是直接合作，但是完全可以當(dāng)作一個(gè)開發(fā)新客人的籌碼！如果我要寫一封開發(fā)信給美國的ABC inc（這個(gè)名字是我編的），我從google上了解了一些這個(gè)公司的信息，知道他們是美國的進(jìn)口商，有做太陽能燈系列，希望能試著開發(fā)這個(gè)客人，我一般會(huì)這樣寫主題，“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.”        

        其中，ABC inc代表了客人的公司名，你在寫給他的主題上首先加上他公司名，表示對(duì)他們公司的尊重；Home Depot vendor-solar light明確表示你是北美第二大零售商Home Depot的太陽能燈供應(yīng)商，既表明了實(shí)力，也勾起他的興趣；最后的DEF Co., Ltd.代表自己公司。這樣一來，假設(shè)你找對(duì)了人，這個(gè)正是ABC公司太陽能燈的buyer，又或者是他的某一個(gè)主管，突然某一天收到這么一個(gè)主題的郵件，哇，home depot的供應(yīng)商找上來了，太棒了，應(yīng)該看看是不是有合作機(jī)會(huì)，是不是比原有供應(yīng)商更好？他打開郵件的概率會(huì)非常非常大！再說了，這個(gè)主題設(shè)置的還有一個(gè)好處，就是客人即使暫時(shí)不回你郵件，只是放在收件箱里，但是將來某一天他突然想讓你報(bào)報(bào)價(jià)，很容易就能找到這封郵件！只要關(guān)鍵詞輸入home depot，保證一下子就找到。

        3）長篇大論的公司或工廠介紹。我現(xiàn)在做buyer，也會(huì)收到工廠和貿(mào)易公司的推銷信。貿(mào)易公司還稍微好一點(diǎn)，很多工廠的業(yè)務(wù)員，開發(fā)信實(shí)在寫得不咋地，簡(jiǎn)直可以說是慘不忍睹，既浪費(fèi)客人時(shí)間，也浪費(fèi)自己時(shí)間。我經(jīng)常會(huì)收到類似的郵件：“我們是某某照明燈具廠，地處美麗的長江三角洲東南，交通便利，風(fēng)景優(yōu)美，離上海和杭州僅僅2小時(shí)車程，我們公司成立于2002年，具有豐富的太陽能燈生產(chǎn)和開發(fā)經(jīng)驗(yàn)，享譽(yù)全球，我們工廠獲得ISO9001：2000質(zhì)量體系，嚴(yán)格按照5S管理，真誠歡迎您來我廠參觀拜訪，希望和您建立起長久的業(yè)務(wù)關(guān)系，我們以真誠和服務(wù)贏得客戶……”諸如此類的話，客人會(huì)看得很不耐煩，即使你是一個(gè)很好的公司或很好的工廠，第一次就收到這樣一封郵件，任誰都會(huì)感到厭煩的。          

        有朋友會(huì)反問，那是不是完全不寫呢？我的回答是，也不一定，要看具體情況。如果你的公司有突出的優(yōu)勢(shì)，可以寫，但是最好一筆帶過就可以了。可以這樣寫：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!          
簡(jiǎn)單一點(diǎn)，一兩句話點(diǎn)到重點(diǎn)，調(diào)起老外的胃口，讓他反過來問你各種問題，你的目的就達(dá)到了。做業(yè)務(wù)久了你就發(fā)現(xiàn)，很少有客人每封郵件長篇大論的，即使有，也是極少數(shù)的特例，或者是要確認(rèn)一些細(xì)節(jié)之類的。北京報(bào)關(guān)員考試

        4）喜歡用奇奇怪怪的字體。很多人為了追求醒目，總喜歡用很夸張的字體、顏色，甚至放大，加粗，再用斜體等等，其實(shí)一眼看上去會(huì)讓人很不舒服。經(jīng)常跟老外寫email的人會(huì)發(fā)現(xiàn)，客人很少會(huì)用奇怪的字體或者粗體，甚至全部大寫來寫郵件，除了少數(shù)的尼日利亞、非洲客人，我還真沒遇到過別的。歐美人一般比較常用的字體就是以下幾種：Arial，Verdana，Calibri，Times new roman，也有一些用Tahoma字體的，但相對(duì)少一點(diǎn)。一部分臺(tái)灣和香港客人會(huì)用PMingLiU這種字體。至于顏色，一般都是黑色或者藍(lán)色，別在一封郵件里出現(xiàn)多種奇奇掛怪的顏色，像彩虹一樣，看著不舒服。         

        一般客人在郵件里特別加粗，或者大寫，或者用紅色標(biāo)注的，肯定是特別強(qiáng)調(diào)的東西。比如有個(gè)客人的郵件如下：Dear C,Please help to send the samples to my HK office BEFORE THIS WEEKEND.Thanks.Rio           

        這就很明顯了，客人用大寫的目的是為了提醒并強(qiáng)調(diào)，必須要周末前寄出！可能這封郵件很簡(jiǎn)單，你不太容易忽視，但是如果一封很長的郵件，里面詳細(xì)確認(rèn)各種規(guī)格的時(shí)候，突然加了一句要你周末前寄樣品，是很容易被忽略的。

        5）主動(dòng)語態(tài)用得太多。英文信函中，如果你仔細(xì)琢磨老外的行文方式，很少會(huì)充滿We，I之類的人稱的。相反要多用被動(dòng)語態(tài)。比如說，我們明天會(huì)寄你樣品。中國人喜歡說We'll send you the samples tomorrow. 這句話沒錯(cuò)，語法正確，意思清楚，但是老外就不喜歡這樣說。他們通常會(huì)這樣寫：Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被動(dòng)語態(tài)，人稱就沒有了。

        6）經(jīng)常會(huì)問一些毫無意義的話。比如Do you want our products？這句話被我列為最傻疑問句排行榜第一名。如果客人說No，你怎么回復(fù)？那就沒下文了哦。而且本身你是去推銷的，你希望客人感興趣，你要引起客人的興趣。但是這句話就大煞風(fēng)景，等于一下子就把客人逼到了絕路上，一定要說是否。還有諸如Do you interested in our products? Are you sourcing for *****? How is your business recently? Would you like to cooperate with us? 這些都是毫無意義的話。開發(fā)信還是要直接一點(diǎn)，告訴客人你是誰，你做什么，你的優(yōu)勢(shì)在那里。只要清楚表述出這3點(diǎn)，就完全足夠了。其他的東西可以以后慢慢談

        7）喜歡用附件和圖片。附件和圖片并不是不好，但是第一次發(fā)開發(fā)信的時(shí)候如果有附件或者插入了圖片，很容易被國外的服務(wù)器攔截的。很多人喜歡第一次聯(lián)系客人的時(shí)候就使用報(bào)價(jià)單，或者打包很多產(chǎn)品圖片，或者發(fā)電子樣本給客人，這樣的成功率并不高，不是被默認(rèn)為垃圾郵件，就是直接被客人刪了。只有一種情況除外，當(dāng)你收到一個(gè)新客人的詢價(jià)的時(shí)候，那你回復(fù)的時(shí)候，就可以插入報(bào)價(jià)單或者圖片了。    

        第一次聯(lián)系客人的時(shí)候最好全文本，不要出現(xiàn)任何的圖片和附件。即使收到客人詢價(jià)后第一次報(bào)價(jià)，如果不是客人指定，盡量避免用excel或word附件，最好是直接在郵件里寫明。我一般會(huì)這樣寫：Item: Solar lantern with soft handle Model No.: HBC-294847/KTDescription:.................(把詳細(xì)的規(guī)格寫清楚)Package: color boxMOQ: 1,000pcsPcs/ctn: 20pcs/ctnCtn size: 50*40*60cmGW/NW: 20kg/18kgQ'ty/20': ....pcs; Q'ty/40': ...pcsLoading port: ShenzhenPayment terms: T/T, L/C, D/P, etc.Valid time: 60 daysFOB Shenzhen: USD2.39/pcCIF Valencia: USD2.45/pc    

        以上是我隨便寫的，只是想說明一點(diǎn)，報(bào)價(jià)單少用，盡量用文字描述清楚，然后在附件里添加一張500K以下的清楚圖片就可以了。這樣做的好處是，避免很多懶的客人不去點(diǎn)開附件的word或excel報(bào)價(jià)單。其次防止客人把你的報(bào)價(jià)單隨便轉(zhuǎn)給別人套價(jià)格。如果客人要你報(bào)很多款產(chǎn)品，沒法全部在郵件里寫清楚的時(shí)候，那就只能用word或excel做報(bào)價(jià)單了，但是最好在完成的時(shí)候用acrobat生成pdf格式，這樣就不容易改。因?yàn)楹芏嗬贤獗容^懶，你辛辛苦苦花了大半天時(shí)間做個(gè)完整的報(bào)價(jià)單給他，他只要?jiǎng)h掉其中price這欄，就會(huì)把它轉(zhuǎn)給別的供應(yīng)商報(bào)價(jià)。  

        8）喜歡插入U(xiǎn)RL鏈接。很多朋友在寫開發(fā)信的時(shí)候，總是會(huì)在內(nèi)容里加上自己公司的網(wǎng)址，或者在簽名的下面加上鏈接，這樣做，同樣有很大的概率被服務(wù)器攔截掉的！最好在客人回復(fù)后，第二次給他寫郵件的時(shí)候插入這些就沒問題了。  

        9）語氣過于生硬。其實(shí)郵件本身是比較死板的，在電腦面前閱讀那些冰冷的字眼，和面對(duì)面的交談或者電話溝通是完全不一樣的。看一句話“Pls give me reply today.” 這句話如果面對(duì)面講，客人不會(huì)覺得有什么問題，會(huì)很高興說ok，或者no problem；如果電話里說，也不會(huì)有大問題；但如果放在郵件里，是不是略微生硬了一點(diǎn)點(diǎn)呢？如果改成"Could you please help to give me reply today?" 用的是疑問句，加上could, help這樣的字眼顯得十分委婉，但是又明確表達(dá)了你希望今天得到答復(fù)的準(zhǔn)確意愿。這樣不是更好么？所以"please, help, kindly, could, thank you, appreciate"這樣的話在郵件來往中是很普遍的。除非你和客人已經(jīng)非常熟了，偶爾客套一下即可，平常就可以不需要了。