首先，收到客人的郵件，就要對郵件進行閱讀，在這過程中，“閱讀”不是單純的知道它的意思是什么就夠了，在懂得郵件的基礎上，還要去“悟”用自己獨特的思維方式去想，這是很關鍵的。一般來說。要有一定的外貿經驗和豐富的外貿知識。

接著，在看過客人郵件之后，在自己的心里就要有一個回復客人的大概的思路：第一應該說什么，第二必須說什么等等，在頭腦中要形成一種意識，卻不可馬虎對待或者覺得沒什么難的，只不過一封郵件而已，這是很不應該的。　　
第三：有了思路之后，就正式開始寫郵件了。這是最最關鍵的環節。在這過程中，首先就是按著上面的思路開始寫。在這樣的思路上，就要注意與客人溝通的語言表達技巧了，一般說來要注意以下幾點：
1.選擇積極的用詞與方式。;2：善用“我”代替 “你。”
多用語言表達我在為了共同的利益而不斷的努力。

凡是皆有可能”也即是：看似很復雜的東西，都要朝著可能的方向去走，只要自己想得到的事情就會有可能解決，而不要看到客人郵件好像這個項目不可能合作就放棄，而是要積極的態度去對待每一件事情。第四：郵件寫完了之后，還要認真的檢查一至二遍，看看是不是還有什么要補充的或者哪一句用什么樣的方式表達更合適。　　看朋友回復客人短短的一封郵件，整整花了兩個多小時，真的讓我受益非淺－－經驗，專業水平，獨特的思維，悟性－－非常的重要。
　對于自己，真的需要不斷的實踐/操作，把理論與實踐結合起來，積累經驗，努力做得更好！