在新形勢下，如何用最低的成本、最快的方式來實現擴張戰略與轉型，是擺在眾多國際貨代企業面前的嚴峻問題。 　目前，國際貨代企業采用比較多的是以聯合辦法實現擴張，具體的聯合辦法有以品牌或市場資源優勢為主導的加盟連鎖的方式、以資本為紐帶的相互持股的方式、以共同商業利益為目的的協作或合作方式，通過這些合作方式，實現實體網絡的擴張或縱向服務多元化。

　就目前的實際情況來看，這幾種辦法在很多國際貨代企業中取得了一定的成效。但這種方式也存在很多難以解決的問題。

　橫向聯合實現的網絡擴張，形成的聯合體是松散型的，如何對這種聯合體進行有效的管理和協調，從而實現服務的標準化和業務數據的共享，最終達到由松散聯合體走向堅固聯合體的目標，對于國際貨代企業是一個重大問題。而縱向服務的擴張運作環節多，如何讓各環節高效運作，同時又必須保障操作和服務標準化，從而有效減少各環節運做成本，實現商業利益最大化，對于國際貨代企業也是一個重大問題。報關員培訓

　要解決上述問題，除了利益一致之外，主要取決于組織成員對實現組織目標和自身利益的認同程度。最基本的辦法，就是提高信息共享程度，加大組織成員之間的信息交流，通過暢通的信息來實現目標一致、行動一致，也就是說，加快組織融合的關鍵因素是建立速度最快、成本最低的信息共享系統。

　建立這樣的共享系統靠傳統的電話、傳真、會議信息溝通手段肯定是不行的，不但效率很低，而且成本很高。最好的辦法就是借助于現代信息交換技術——互聯網技術。通過加快建設一個有效的管理信息系統，來實現內部資源網絡化運作、信息共享、標準化管理、降低運作成本，是國際貨代企業提高組織認同度和組織凝聚力的一個最佳途徑和辦法，這樣企業轉型的時間最快，投資也最少。

　從國內外優秀國際貨代企業的發展經驗來看，信息化建設都是企業發展和轉型的關鍵。

　這幾年快速崛起的國際物流集團股份有限公司，就是新形勢下國際貨代企業采用新辦法，快速實現企業轉型的成功例子。　物流集團前身是國際貨運，創立于１９９５年６月。多年來一直在東北地區發展，自從1999年開始，提出了“立足口岸、輻射內陸、拓展海外”的發展思路。公司在網絡擴張時，借鑒了加盟連鎖的商業模式，加快了其在全國乃至全球的網絡布局。在短短３年時間里，已經在中國大陸、香港、韓國及美國等地，設有50多家分公司和辦事處，初步實現了其網絡化的布局。

　在開始進行網絡化布局時，物流集團的領導層就充分認識到未來管理上的問題和難度，同步提出了用網絡技術來支持快速擴張的戰略設想。截至目前，國際物流集團已經實現了內部業務系統的全部聯網，各分支機構都可以通過該業務系統，實現業務數據的自動傳遞和共享。　物流集團同時還建立了為客戶服務的電子商務網站和咨訊服務網站。目前國際物流集團正在加快建設自己的內部辦公自動化系統和財務系統，還包括一套多媒體的大型視頻會議系統等，這些系統的建設，有力地支持了國際物流集團的快速擴張，不但大幅度降低了擴張成本，也確保了擴張的有效性。

　從其他大型物流公司，如寶供、環球捷運、飛馳等的發展經驗來看，它們雖然各自有不同的發展特色和道路，但有一條是相同的，那就是企業發展的歷程同時是信息系統不斷建設和升級換代的過程。因此，從目前來看，加快企業信息系統建設，應該是國際貨代企業發展的一個重要戰略決策。　業務管理信息系統

　一個完整的信息交換系統包括很多部分，但其中的核心是業務管理信息系統，所以我們下面重點討論一下，什么樣的業務管理信息系統最適合國際貨代企業發展需要。筆者認為，合適的管理系統必須具備這樣幾個條件：

　管理流程是企業為了規范管理業務作業而制定一個標準的操作流程。目前大部分中小型貨運代理企業采用的是一人一票負責到底的業務管理機制，其最大的好處是業務關系簡單，業務人員各自獨立，可以根據完整的業務流程完成情況和實際利潤情況，對業務人員進行管理和考核。但采用這種方式由于業務人員需要完成從攬貨到訂艙、報關等全部環節，造成工作不專業，各環節沒有科學合理的分工，操作不標準，對內工作效率比較低，對外形象、標準、服務不統一，而且由于業務人員掌握業務各個環節，容易造成流動性大等問題。

　這種業務流程模式也被稱為個體戶聯合的管理模式，適應于中小型的貨運公司。比較規范的大中型國際貨運公司的管理流程，一般采用流程化垂直分工的辦法。這種管理流程是將國際貨運業務按照各個環節性質的不同采取不同的崗位，專人負責的辦法來進行管理和監控的，比如市場營銷人員只管市場，操作人員只管訂艙、單證處理，報關人員只管報關，費用處理人員只管費用，商務人員只管代理、合約等，這樣公司部門劃分明確，分工明確，操作專業化、標準化，在規模比較大的公司是必須采取的工作流程。

　好的國際貨運管理軟件系統，必須能夠支持企業按照規范流程進行管理和業務處理，而且企業能夠通過該系統的應用加強這種科學管理，促進管理水平和效率的提高，而目前國內絕大部分國際貨運管理軟件僅僅停留在單據打印和簡單的費用錄入、收付統計。這些軟件系統不支持對公司管理流程進行清晰的定義，根本談不上按照科學的流程協助企業加強管理，這樣的軟件系統當然也不可能促使國際貨運代理企業高速發展。

　國際貨運企業在跨地域擴張過程中面臨的最大問題，就是信息的共享和管理過程的監督控制，如果這兩點做不好，一方面會使企業的運營成本上升，而且快速擴張失控會導致災難性的后果。所以好的信息系統能夠解決好如下兩方面的問題：

　首先是跨地域的集團化管理。好的信息系統必須支持總公司作為信息中心來進行數據集中和數據分析，以支持總公司成為商務處理中心，決策分析中心。實現監控管理中心的職能，以保證企業的高速擴張在可以控制的范圍之內，同時實現企業規模經營和集團化采購。

　其次是跨地域的數據交換。好的信息系統必須支持全網絡內部的數據交換和信息共享，以便確保在系統內部的數據共享，以達到降低業務處理成本和提高效率的目的，如果達不到這一點，高速擴張就同樣無法實現。

　要實現以上兩點，需要解決兩方面的問題，一是數據的集中與分發技術，二是系統內部必須按照貨運企業的運行特點建立數據管理、共享規則和機制。

　集中與分發技術問題應該是比較容易解決的，互聯網的出現為數據傳輸提供了很多傳輸方式，如ＥＤＩ技術、數據庫同步技術、郵件打包傳輸、Ｗｅｂ數據集中等。國際貨運代理企業要根據自身的行業特點選擇合適的數據傳送技術方式，就目前的國內網絡環境來說，選擇數據庫同步傳輸是比較合適的，因為這種技術成本低，完全自動完成數據的分發和收集，而且數據傳輸也非常及時。

　當前出現了以Ｗｅｂ方式Ｂ／Ｓ結構來構建跨地域的管理信息。但這種Ｂ／Ｓ結構的系統對一些業務量大，操作處理頻率高的公司來說，這種方式很難實現高效運作、方便處理的目的，而且復雜的統計分析功能也很難實現。

　高速的跨地域擴張要求企業具有為客戶提供遠程服務的能力，應該有一套良好的電子商務平臺，通過平臺，客戶可以查詢它的所有貨運信息，實現客戶貨物跟蹤，費用跟蹤，單據跟蹤。同時商務平臺實現對客戶零距離的業務咨詢、尋價、網上業務委托等。

　另外，國外代理或收貨人也通過平臺來完成業務處理。通過現代Ｉｎｔｅｒｎｅｔ技術實現總公司、分支機構、客戶、代理等的無縫連接。

　一個好的國際貨運代理企業管理信息系統，應該能夠從簡單的進出口貨運代理管理，延伸到其他各種物流環節的操作。這就要求信息系統具有延展能力，或者說這個軟件服務商未來能夠提供這種擴展，如果自身的軟件系統或提供信息系統的軟件供應商不能做到這一點，這個系統遲早會滯后于企業發展而被淘汰出局，最終的結果是所有的前期信息建設投資宣告失敗。

　再回到我國國際貨運代理企業來看，現在已有不少企業擁有一定網絡或正在組建自己的網絡，但絕大多數內部信息化建設非常落后，這就根本制約了企業的發展和轉型。當務之急，是建立一個適合自己公司業務操作和快速發展模式的信息系統。　當然，任何企業引進一個適合的信息系統不是易事，因為這個信息系統對內必須涵蓋企業的運作模式，企業的業務處理流程，企業的管理理念以及深層的企業文化等方面，而且信息系統組建的投資是長期的過程，投資成本也不低。所以，企業在引進信息系統時一定要選擇專業的，有拓展性的信息系統軟件，而且要有逐步融合、逐步改進和逐步完善的過程準備。

　一旦一個信息系統在企業中進行了良好的運作，不僅會讓企業的管理和服務上一個大的臺階，而且更能加速企業的發展壯大，只有這樣貨代企業才能在激烈競爭的市場中立于不敗之地。