海運(yùn)操作規(guī)程

1.1海運(yùn)委托的確認(rèn)

1.1.1客服代表接到客戶(hù)的具體服務(wù)需求意向后,將信息反饋給海運(yùn)操作,由海運(yùn)操作向相關(guān)供方詢(xún)價(jià),再綜合各供方的價(jià)格及所提供服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)后整理一個(gè)對(duì)外報(bào)價(jià)并交由客服

代表給客戶(hù)井填寫(xiě)<詢(xún)、報(bào)價(jià)記錄單》>。

1.1.2客戶(hù)口頭確定委托后,客服代表將我司空白《海運(yùn)委托書(shū)》>傳真給客戶(hù),告知客戶(hù)填寫(xiě)相關(guān)欄目核對(duì)無(wú)誤后簽名或加蓋公司章傳真給我司。

1.2處理海運(yùn)委托

1.2.1海運(yùn)操作員收到客戶(hù)回傳的《<海運(yùn)委托書(shū)>后,填寫(xiě)《訂艙單>>并傳真給相關(guān)供方,對(duì)于事先已確定船名/航次的要在<訂艙單>>上注明相應(yīng)的航次和日期。如果供方?jīng)]有指定格式的《訂艙單>,就直接出具我司<海運(yùn)委托書(shū)》

1.2.2安排提貨

a)對(duì)于內(nèi)貿(mào)集裝箱的提貨服務(wù),海運(yùn)操作填寫(xiě)《<派車(chē)單》>傳真給國(guó)內(nèi)拖車(chē)行,并將拖車(chē)行反饋的提貨司機(jī)資料告知發(fā)貨人

b)對(duì)于中港車(chē)和海關(guān)監(jiān)管車(chē)提貨服務(wù),要提前填寫(xiě)《派車(chē)單》>給相應(yīng)的運(yùn)輸公司,請(qǐng)其回傳司機(jī)資料含海關(guān)ID編碼、車(chē)牌號(hào)、司機(jī)姓名、司機(jī)手冊(cè)編號(hào)等給我司,我司收到資料后即反饋給發(fā)貨人或報(bào)關(guān)行安排貨物報(bào)關(guān),報(bào)關(guān)、提貨同時(shí)進(jìn)行。

1.2.3安排重柜回場(chǎng)

回場(chǎng)時(shí),如果有隨貨文件交接,海運(yùn)操作員在(<派車(chē)單》》上要詳細(xì)注明交接注意事項(xiàng)和文件名稱(chēng)等。對(duì)于客戶(hù)自送貨,將承運(yùn)人的訂艙確認(rèn)書(shū)傳真給發(fā)貨人,由發(fā)貨人自己安排送貨進(jìn)碼頭及自行安排報(bào)送

1.2.4出口貨物報(bào)關(guān)。客戶(hù)委托我司報(bào)關(guān)的,海運(yùn)操作將客戶(hù)提供的報(bào)關(guān)資料轉(zhuǎn)交給報(bào)關(guān)行進(jìn)行報(bào)關(guān),并跟進(jìn)報(bào)送的進(jìn)度,確保在截送前放行。

1.2.5客服代表將此票委托相關(guān)信息錄入TPL系統(tǒng),建立工作號(hào)。

1.3文件的整理

1.3.1向發(fā)貨人取得必要的貨物相關(guān)文件,如發(fā)票和裝箱單等

1.3.2根據(jù)客戶(hù)提供的貨物資料按照提單格式制作提單

1.3.3核對(duì)文件相關(guān)內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤后將提單內(nèi)容傳真給發(fā)貨人確認(rèn)。

1.3.4發(fā)貨人確認(rèn)提單內(nèi)容后,將提單內(nèi)容提供給船公司或貨代,并與其核對(duì)提單內(nèi)容,確保所提供的裝船信息與發(fā)貨人確認(rèn)的提單內(nèi)容一致

1.3.5船離開(kāi)起運(yùn)港后將裝船信息發(fā)送給目的地代理,通知代理準(zhǔn)備接貨

1.4貨物跟蹤

海運(yùn)操作員在預(yù)計(jì)貨到港前一日登陸船公司查詢(xún)系統(tǒng),跟蹤查詢(xún)貨物具體在途情如有航班延誤等異常情況出現(xiàn)應(yīng)及時(shí)與相應(yīng)供方溝通采取相關(guān)措施進(jìn)行補(bǔ)救并如實(shí)反饋給客戶(hù)。門(mén)到門(mén)貨物還要與目的地代理、辦事處溝通相關(guān)信息并在目的地完成派送服務(wù)后取得收貨人的簽收單。將貨物相關(guān)信息錄入TPL相應(yīng)狀態(tài)欄,

以便部分客戶(hù)直接從網(wǎng)上查詢(xún)

1.5客戶(hù)的特殊要求

1.5.1修改海運(yùn)提單:海運(yùn)操作員在接到客戶(hù)書(shū)面確認(rèn)更改海運(yùn)提單的要求、更改具體內(nèi)容和同意承擔(dān)相關(guān)費(fèi)用后方可通知船公司改單并取得船公司的最終確認(rèn)件提交給客戶(hù)。

1.5.2代買(mǎi)貨物保險(xiǎn):海運(yùn)操作收到客戶(hù)<海運(yùn)委托單》上注明要買(mǎi)保險(xiǎn)的,要及時(shí)與客戶(hù)聯(lián)系取得貨物商業(yè)發(fā)票或合同。并將此貨物詳細(xì)資料提供給保險(xiǎn)公司,確定保險(xiǎn)標(biāo)的物為投保范圍內(nèi)物品后再進(jìn)一步與供方聯(lián)系獲取貨物運(yùn)輸資料如提單號(hào),船名,航次等。登陸保險(xiǎn)公司網(wǎng)站進(jìn)行投保,經(jīng)保險(xiǎn)公司核保后出具正本保單

1.6結(jié)算

1.6.1與供方確認(rèn)委托發(fā)生費(fèi)用,請(qǐng)供方出具其帳單,送在貨到港前交由結(jié)算人員安排支付在供方確認(rèn)款到帳后,要求供方通知其目的地放貨給我司指定的收貨人

1.6.2由結(jié)算員出具< ebit Note>)給客戶(hù)并請(qǐng)客戶(hù)確認(rèn)( ebit Note>>上所列費(fèi)用后回傳給我司。協(xié)議客戶(hù)不用再確認(rèn)回傳相關(guān)費(fèi)用

1.6.3由結(jié)算員將相關(guān)費(fèi)用明細(xì)根據(jù)工作編號(hào)錄入到TPL結(jié)算系統(tǒng)。

1.6.4結(jié)算員在客戶(hù)確認(rèn)費(fèi)用后,開(kāi)出發(fā)票,寄給發(fā)貨人,要求對(duì)方付款

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