詢價(Request for Quotation)”是采購人員在作業(yè)流程上的一個必要階段。在接到請購單、了解目前庫存狀況及采購預算后，通常最直接的反映就是馬上聯(lián)絡供應商。如果這是常態(tài)性的采購，需求的形態(tài)又是屬于標準零件，對于供應商來說比較不會有問題。





但是在新產(chǎn)品開發(fā)時，對于那些不屬于標準品的部分，詢價的時候就必須要特別注意是否有提供供應商足夠的資料，來方便其報價作業(yè)。為了避免日后造成采購與供應商各說各話，以及在品質(zhì)認知上的差異，對于詢價時所應提供資料的準備上就不能馬虎。因為完整及正確的詢價文件可幫助供應商在最短的時間提出正確、有效的報價。一個完整的詢價文件至少應該考慮包括下列幾個主要的部分。




一、詢價項目的“品名”與“料號”




首先，詢價項目的“品名”以及“料號”是在詢價單上所應必備的最基本資料。供應商必須知道如何來稱呼所報價的產(chǎn)品，這即是所謂的“品名”以及其所代表的“料號”，這也是買賣雙方在日后進行后續(xù)追蹤時的一個快速查辦以及檢索的依據(jù)。“料號”因為在每一客戶中有其獨特的代表性，在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的“料號”動輒多達十多個位數(shù)，其中更包括有數(shù)字及英文字母在內(nèi)。“料號”中一個位數(shù)的不同可能就是版本的不同，甚至可能變成另一個產(chǎn)品的“料號”。品名的書寫應盡量能從其字面上可以看出產(chǎn)品的特性與種類為佳。




二、詢價項目的“數(shù)量”





通常供應商在報價時都需要知道買方的需求量，這是因為采購量的多寡會影響到價格的計算。數(shù)量資訊的提供通常包括“年需求量”、“季需求量”甚至“月需求量”；“不同等級的需求數(shù)量”，如數(shù)量為500K，1M，3M等等；每一次下單的大約“訂購數(shù)量”"；或產(chǎn)品“生命周期的總需求量”。除了讓供應商了解需求量及采購的形態(tài)外，也可同時讓供應商分析其自身產(chǎn)能是否能應付買方的需求。




在詢價時買方通常都有一個通病，那就是怕量少而無法得到好價格，便把需求量或采購量予以“膨脹”。此時，雖然采購能夠獲得短期的利益，就算拿到了量產(chǎn)的價格，如果在真正進行采購后，無法達到報價的預期數(shù)量時，供應商不是提高價格，便是在其他方面減少對客戶的服務，或停止供應，到頭來得不償失的還是自己。因此，對需求量的資訊應很實在的與供應商溝通，同時采購也可拿出市場預測來說服供應商，如此才能達到長期配合、持續(xù)供貨的目的。




三、詢價項目的“規(guī)格書”




規(guī)格書是一個描述采購產(chǎn)品品質(zhì)的工具，應包括最“新版本”的工程圖面、測試規(guī)格、材料規(guī)格、樣品、色板等有助于供應商報價的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用于估價也應一并在詢價時注明。如為國際采購，如果原始工程圖面為英文之外的語言如德文、法文、日文等，也應附上國際通用語言英文的譯名，以雙語(Bilingual)形式呈現(xiàn)以利于溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向供應商詢問其接受的程度，在提供時應注意以國際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供應商轉(zhuǎn)換圖檔。不過，在利用電子郵件傳遞檔案的同時，最好也同時提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面，以避免在檔案傳遞時所可能發(fā)生的資料誤失。




四、詢價項目的“品質(zhì)”要求




表達詢價項目品質(zhì)規(guī)范要求的方式有許多種，通常可以使用以下幾種方式呈現(xiàn)。采購人員很難單獨使用一種方式便能完整表達對產(chǎn)品或服務的品質(zhì)要求，應該依照產(chǎn)品或服務的不同特性，綜合使用數(shù)種方式來進行。




A、品牌(Brand or Trade Names)：一般而言，使用品牌的產(chǎn)品對采購而言是最輕松容易的，不僅能節(jié)省采購時間、降低采購花費，也同時能降低品質(zhì)檢驗的手續(xù)，因為只需確認產(chǎn)品的標示即可。不過，具有品牌的產(chǎn)品其價格通常也比較高，購買數(shù)量不多時使用品牌方式采購反而比較有利。




B、或同級品("Or Equal")：其意義指的是具有能達到相同功能的產(chǎn)品，決定是否允許使用可替代的同級品報價也應在詢價時注明，同級品的確認使用必須要得到使用單位的接受。




C、商業(yè)標準(Commercial Standard)：商業(yè)標準對于產(chǎn)品的尺寸、材料、化學成分、制造工藝等等......，都有一個共通的完整描述。對于一般標準零件如螺絲、螺帽、電子零組件，使用商業(yè)標準可以免除對品質(zhì)上的誤解。




D、材料與制造方法規(guī)格(Material or Method-of-Manufacture Specification)：當對材料或制造方法有特定的要求時，必須注明其適用的標準。如果要求注明為DIN歐規(guī)時，其相對應的CNS或JIS規(guī)格也最好能予以注明。




E、性能或功能規(guī)格(Performance or Function Specification)：此類型規(guī)格較常用于采購高科技產(chǎn)品以及供應商先期參與(Early Supplier Involvement, ESI)的情況中。供應商只被告知產(chǎn)品所需要達到的性能或功能，至于如何去制做方能達到要求的細節(jié)部分，則留給供應商來解決。




F、工程藍圖(Engineering Drawing)：工程藍圖是最能用來描述所需要產(chǎn)品品質(zhì)，其內(nèi)容除了必須要清晰外，對尺寸公差單位的精確性也不能忽略。




Ｇ、樣品(Sample)：這是一種懶人的作法，樣品的提供對供應商了解買方的需求有很大的幫助，尤其是對顏色、規(guī)格、工藝、材料，在用于有市場等級要求的產(chǎn)品上比較普遍。




Ｈ、操作說明書(Statement Of Work,SOW)：主要使用于采購服務項目類如機器設備的維護，安裝操作等，一份完整的操作說明書除了應該簡單明了外，對于所應達到的工作品質(zhì)也應盡量以量化的方式來規(guī)范。操作說明書的內(nèi)容必須能保障買方能獲得滿意的服務，也同時要能保留足夠的彈性，讓供應商來發(fā)揮創(chuàng)造工作上的附加價值。




五、詢價項目的“報價基礎”要求




“報價基礎”通常包括報價的“幣值”與“貿(mào)易條件”，國內(nèi)買賣比較單純，通常都以人民幣（RMB）交易，貿(mào)易條件不是以“出廠價”就是以“到廠價（運費是否內(nèi)含則另議）”來計算。國際貿(mào)易就比較復雜，報價幣值方面供應商多半以美元（USD）為計價基礎，至于是否以采購當?shù)貛胖涤媰r，則視匯率的穩(wěn)定與否有彈性的做法。





國際貿(mào)易通常的貿(mào)易條件有Ex-Work（工廠交貨）、FOB（船上交貨）、FAS（船邊交貨）或CIF（運保費在內(nèi)交貨）等，在不同條件下，買賣雙方所負擔的責任風險是不同的。FOB條件下，賣方的責任是直到貨物裝上船為止。因此，賣方必須負擔裝船的風險，但買方則需負責船運、海險等費用。在CIF條件下，賣方除了必須負擔裝船的風險，還要負擔貨物運至指定目的港口所需的運費及保險費。因此，在相同貨物的交易下，以CIF條件的報價自然要較以FOB條件的報價高，買方在詢價時必須祥加注明。




六、買方的“付款條件”




有關付款條件，雖然買賣雙方都有各自的公司政策，買方希望付款時間愈晚愈好。相反，賣方當然是認為愈早愈好。買方有義務讓賣方了解其公司內(nèi)部的標準付款條件，賣方也可在報價時提出其不同的要求，最后的付款條件則需買賣雙方經(jīng)協(xié)議后所訂定。在情況處于買方市場時，在競爭性市場中供給超過需求，貨品和勞務可容易地被取得，商業(yè)的經(jīng)濟力量傾向于導致價格接近于采購的預估價值，買方通常能以較優(yōu)的付款條件來要求賣方配合，如“記帳方式（O/A）”，T/T60天甚至90天。但處于賣方市場，因為需求超過供給甚多，情況則恰好相反。賣方一般會選擇較短的付款期來要求買方，如選擇“貨到付款(Cash on Delivery,C.O.D)”或“預付貨款(T/T in advance)”。





另外，對于付款條件尚需要明確注明其時間計算的“付款起算日”，在國際貿(mào)易中通常國內(nèi)供應商一般是以出貨日(Shipping Date)、**日(In voice Date)或裝船日(OnBoardDate)來起算付款到期的時間。這時如果國外買主的認定為抵達日(Arrival Date)或到廠日(Receiving Date)為起算日，中間就有可能相差一個月的時間，買賣雙方均不可不慎重。




七、詢價項目的“交期”要求




交期的要求包括買方對采購產(chǎn)品需要的時間，以及賣方需要多少時間來準備樣品、第一批小量生產(chǎn)，及正常時間下單生產(chǎn)所需要的時間。供應商雖然可依買方的要求來配合，不過交期的長短關系跟著采購產(chǎn)品的價格，買方應視實際需要來提出要求，而非一味的追求“及時供貨(Just in Time,JIT)”。




八、詢價項目的“包裝”要求




包裝方式在供應商估算價格時占有很大的一個比重，除了形狀特殊或體積龐大的客戶訂制品外，供應商對于包裝都有其使用的標準紙盒、紙箱以及紙板等包裝材料。如果沒有另外提出特殊的包裝要求，供應商都會以其標準的包裝方式來進行估價。有時也不會在報價單上詳細注明其標準的包裝方式，此時采購如果不去察覺，日后再追加包裝要求，不僅時間被拖延，對于比價的作業(yè)也會造成不利的影響。此外，供應商在了解買方的包裝要求后，也可提供建議是否能考慮采用標準包裝，或以拼貨拼柜的方式來降低出貨成本。




九、“運送地點”與“交貨方式”




運送地點的國家、城市、地址及聯(lián)絡電話與傳真都必須要清楚的告訴供應商。國內(nèi)買賣的交貨方式常以鐵路、公路為主，國際采購中的運送地點與交貨方式則決定了價格的計算。如果要求賣方來以CIF報價，無論海運或空運，運輸費與保險費當然由賣方來負擔。隨運送距離的遠近會有不同的計費方式，除非買方指定空運，供應商通常以海運為基礎報價，因為海運是最經(jīng)濟的一種交貨方式。





十、詢價項目的“售后服務”與“保證期限”要求




在采購一些生產(chǎn)機器設備如電焊臺、塑膠成型機、測試儀器、SMT設備等時，供應商一般都會提供基本的售后服務與保證期限。如果此時有特殊的要求，例如要求延長保證期限，或改變售后服務的內(nèi)容等等，因其牽涉到采購“總持有成本(Total Cost of Ownership, TCO)”。




十一、供應商的“報價到期日”




為了方便采購比價作業(yè)的時程，報價的到期日應該讓供應商有所了解，對于較復雜的產(chǎn)品，應該給予供應商足夠的時間來進行估價。




十二、“保密協(xié)定”的簽署文件




在一些新產(chǎn)品開發(fā)的詢價上，由于牽涉到業(yè)務機密的緣故，在對外詢價時為了不讓競爭對手知道而錯失商機，會進一步讓供應商簽署一份“保密協(xié)定(Non Disclosure Agreement, NDA)”的文件，要求供應商在規(guī)范的年限內(nèi)不能將新產(chǎn)品計劃的名稱、采購數(shù)量預測、詢價的技術要求、規(guī)格、藍圖等等資料向任何外界透露。




十三、“采購人員”與“技術人員”的姓名及聯(lián)絡電話




將“采購人員”與“技術人員”的姓名及聯(lián)絡電話告訴供應商，并不是要主動暗示供應商有什么暗盤的需要，那是因為如果采購的項目復雜且具技術性，則最好附上技術人員的姓名及公司聯(lián)絡電話以供其咨詢，以澄清規(guī)格要求上的任何問題。




聯(lián)絡電話號碼以公司的電話為宜，盡量避免給予采購人員或技術人員家里或私人的電話號碼，以防止供應商可能在私底下互相授受，有瓜田李下的嫌疑。但是由于科技的進步，行動電話、e-mail的使用變得愈來愈普遍，采購人員在很難避免與供應商單獨聯(lián)絡的情況下，采購人員的個人品德操守也是應該時時自我提高警惕注意的！




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