在國際貿易中交易達成初期會通過信函的方式從磋商到最后的交付，以下是我自書籍中整理出來的郵件所有業務流程邏輯順序的答復模板，需要的話可以自行復制和參考，不要忘記點擊屏幕下方的贊同按鈕哦。

目錄
業務磋商
建立業務關系 establishing business relations
詢盤與發盤 inquiry and offer
還盤 counter-offer
交易的達成
備貨階段溝通
信用證的開立與修改 Establishment and Amendment of L/C
貨物出運前后溝通
裝運 Shipment
保險 Insurance
賣方收款
支付 Payment
索賠及理賠
投訴，索賠及理賠 Complaints,claims and settlement
其他日常工作
其他日常工作的函電寫作Other routine letter
節日問候Holiday Greetings
CAT輔助翻譯工具

業務磋商

• 建立業務關系 establishing business relations

1. 表明從哪里得到的信息、你寫這封信的需求和目的、你公司的業務范圍、你公司的財務狀況和廉潔的參考附件
2. 自我介紹、建立業務關系的需求、進行信用調查
3. 感謝提案發送者、提供信息要求、表明清楚你是否接受提案proposal

Wholesalers 全銷商 standing 名聲；地位 doubtless 幾乎肯定地
Respecting 關于 overrun 超過限度 creditors 債權人

At the cutting edge of 在…前沿 worth commendation 值得稱贊
Be heavily committed 承諾太多（訂單）


We have set specific objectives and deadline to continually improve performance.
我們設立的具體目標和完成期限來持續不斷的提高業績。

Our financial situation had become precarious.
我們的財務狀況已變得不穩定。

Our purpose is to explore the possibilities of developing trade with you.
我們的目的時探索與你們發展貿易的可能。

We are particularly interested in your products, and would like to have more detailed information on all of your commodities.
本公司對貴方的產品特感興趣，盼能從貴方獲得更多的商品詳細資料。

We have an extensive sales network for this line of goods, and shall always be ready to cooperate with you in marketing of your products in our market.
我方對此產品有廣大的銷售網，本公司隨時準備與貴方合作，以拓展貴方產品在我國的市場。

We have excellent connections in the trade and are fully experienced with the import business for this type of product.
在貿易方面，我們有良好的關系，對此類產品進口業務更具有豐富的經驗。

We are one of the leading exporters Chinese silk goods and are enjoying an excellent reputation through fifty years ‘business experience.
我司是中國絲綢產品大出口商之一，具有五十年商貿經驗，享譽中外。


As to our credit and financial standing, we can refer you to the bank of China and the Chamber of commerce in Guangzhou.
至于我們的信用和財務狀況，請向中國銀行和廣州商會了解。

We are in market for Chinese leather shoes and should be obliged if you would send us your best quotation.
我方擬購中國皮鞋，請報最優惠價格。

We hope to trade with you on the basis of equality, mutual benefit and exchange of needed goods.
我希望在平等，互惠和交換所需物品的基礎上與你方進行貿易。

We deal exclusively with light industrial products; it is to fall within the scope of our business activities.
我們專營輕工業產品，屬于我們的經營范圍。

The articles we require should be durable and the colors should be bright and attractive.
本公司要求的貨物無比經久耐用，色彩鮮明，有吸引力。

We have a long experience in the import and export trade and a wide knowledge of commodities as well as of the best sources of supply of these materials.
本公司在進出口貿易方面歷史悠久，經驗豐富。對各種貨品及其貨源十分熟悉。

• 詢盤與發盤 inquiry and offer

一般詢盤信 for general inquires
1. 告知信息來源，簡單的自我介紹
2. 指示indicating寫這封信的意圖，例如提供產品目錄catalogue樣品和報價。
3. 陳述下單和期望得到發盤的可能。

具體詢盤信 for specific inquires
1. 指示名字和貨物請求描述，包括規格和數量。
2. 詢問是否給一個期望可能的折扣、付款條款和交貨時間
3. 陳述下單和期望得到發盤的可能。

發盤信 for letter making offers
1. 如果你接受其中一個，表達你收到詢盤的感謝。
2. 發盤并闡述所有貨物細節和主要運輸條款。
3. 表情這段發盤的有效性或者重點說明此發盤是沒有實際約定效力的。
4. 在貨物和價格上做有效的討論吸引顧客對其他產品的興趣。
5. 表達你對此訂單的期望。

Trade fair 商品交易會 trial order 實訂 non-firm offer 虛盤


Please quote us your best discount off your list price for this quantity.
訂購貴方這樣大數量的產品，請以低于價目表內折扣報價。

The margin on this order is very small and we hope you will allow us an extra discount of 5%.
本訂單利潤甚微，盼貴方惠予額外5%折扣。

Since the above price is subject to alteration, we urge you to place your order promptly.
鑒于以上價格可能還有改動，我們請您務必從速訂購.

The inventory will be disposed of over the next twelve weeks.
在未來十二個星期將進行清倉處理。

The developed markets impose higher requirements on brand and we are focusing our efforts on enhancing our brand management.
發達市場對品牌的要求很高，目前我們致力于加強品牌管理。

How many installments did it take to pay off the loan?
需要分幾期還清貸款？

The offer is valid until June 2nd , after which date the term and price should be discussed again. 此盤有效期至6.2，在這個時間之后價格就需要重新討論。

• 還盤 counter-offer

1. 價格談判For letter of price negotiation：價格問題互相磋商
感謝發盤、表示遺憾不能接受并給出理由、給出還盤、表達你的期待。

2. 拒絕還盤declining a counter-offer：收盤人對發盤人的條件不同意、說明拒絕原因。
表達收到還盤的感謝和驚訝、拒絕接受還盤并闡述理由、希望盡快收到合作的可能。

3. 接受還盤acceptance of counter-offer：同意條款
感謝、宣布你接受，闡述你想要的條款、說明你已經附上訂單表格，合同，銷售確認書，需要的話蓋章、表達你希望項目可以進展順利和成功，并擴展未來的業務。

4. 訂單部分拒絕partial rejection :提出替代方案
表達感謝、表達遺憾不能接受訂單并給出理由、提出替代方案

We are pleased to have concluded business on usual terms.
我們很高興按照慣常條款達成交易。

Your price is not on a level with the current market.
你方價格與當前市場不符。

To step up the trade, we are prepared to lower our price by 5%.
為了加快貿易，我們準備把價格降低5%。

If you cannot accept, please make best possible counter-offer.
如果你不接受，請盡可能的還盤。

We are obliged to decline fresh order as we cannot expect new supplies to come in.
我們不得不拒絕新訂單，因為我們不能指望有新的供應。

The market has declined in the last few weeks.
市場在過去幾周已經下跌。

We strongly recommend your acceptance for our stock are running low.
我們強烈建議你方接受，因為我們的存貨正在減少。

If later on you can see any chance to do better, please let us know,
如果你能出更好的價格。請告訴我們。

They have adjusted their product structure to the changing world market.
他們調整了產品結構以適應不斷變化的市場。


Our offer is competitive and we cannot lower our price any more.
我方的報價是具有競爭力的，我們不能再降價了。

This is our bottom price.
這是我們的低價。

If you compare our price with that of others, you will find it acceptable.
如果你與別人比較價格，你會發現可以接受。

In view of your business amount, we would agree to meet you half way.
鑒于你方業務量，我們同意各讓一半。

• 交易的達成

1. 訂單信
商品的完整描述包括型號數字大小顏色或者其他相關信息、數量、時間和裝運方式、每個項目的價格、包裝、支付。

2. 寄送合同信
確認交易贊成、表明你已經附訂單表格，合同，銷售確認書、表明回報期望的柜臺簽名，保證和希望，合同需要進展順利和成功，相互業務會在未來擴展。

We can ensure you regular supplies of these materials if you pay for them in good time.
如果你們能按時付款，我們可以保證定期向你們供應這些材料。

備貨階段溝通

信用證的開立與修改 Establishment and Amendment of L/C
1. 催證函 urging establishment
參考貨物，相對訂單或者合同、抱怨未收到未接受信用證，表達你對信用證急切的需要、促進買家開立信用證、期待盡快收到信用證。

2. 通知信用證已開立
參考貨物，相對訂單或者合同。
說明你已經介紹了銀行開立信用證，并表明信用證的細節。
希望有個盡早的轉運。

3. 改證函
告知已經收到信用證。
指出不符點并修改。
希望盡快修改。

4. 展證函
告知已收到。
擴建的理由。
希望有個盡早的轉運。



5. 催款函
參考貨物，相對訂單或者合同。
抱怨沒收到的提前支付：說明你急切需要提前支付希望引起關注。
催促買家加快支付。
希望能盡快收到提前支付。

Cheques should be written in favor of Oxfam.
支票上請寫明以牛津饑荒救濟委員會為收款人。

Be punctual for an appointment/punctual delivery
準時赴約/準時交貨

We enclose a check in partial payment for the goods shipped on consignment.
隨附一張支票，作為所裝運來的寄售貨物的部分款項。

I’ve changed the last paragraph. It now reads as follows…
我已經修改了最后一段。現在是這樣的。

The goods will be dispatched on receipt of an order form.
訂單一到即發貨。

The period of validity of the agreement has expired.
本協議的有效期已過。

The extension of a loan
貨款償還期的延長

The shop promised to keep the goods for me if I paid a deposit.
商店答應，如果我付定金就給我保留這批貨。

Kindly remit the balance without delay,
請立刻將余額匯來。

D/P: document against payment 付款交單
D/A: document against acceptance 承兌交單
T/T: telegraphic transfer 電匯
C/D: cash against document 憑單付現

貨物出運前后溝通

裝運 Shipment

1. 提出裝運指示
參考裝運的訂單貨物。
提供具體的裝運要求細節。
希望盡快收到貨物。

2. 包裝要求
參考裝運的訂單貨物。
提供具體的包裝要求。
希望盡快收到貨物。

3. 催促盡早發貨
直接說明信件的目的：查詢訂單貨物的裝運。
催促裝運并給出理由。
盡可能表達盡快收到貨物。

4. 申請第三方驗貨
參考裝運的訂單貨物。
表達申請第三方驗貨的意愿

5. 裝運通知
告知裝運訂單和船名。
表達貨物可以準時達到和業務可以持續發展的希望。

Please make every endeavor to arrive punctually.
請盡量準時到達。

If you believe it is fair for all concerned, it will withstand the test of time.
如果你相信它從任何觀點考量都是公平的，它將會經得起時間的考驗。

Arranged in container
用…包裝

The packages are intact,
包裝完整無損。


The debts of many smaller developers will fall due next year.
許多更小型開發商的債務將會在明年到期。

You may ship the goods in three lots.
你可以分三批裝運。

We wish to call your attention to the fact that…
以下情況你們應該注意（起委婉強調的作用的句型）

You should make the delivery in the time of validity.
你應該在信用證有效期內完成交貨。

保險 Insurance

1. 進口商要求出口商辦理保險
提及需要保險的貨物。
說明保險涵蓋的風險和金額。
澄清保險費的支付。
表達你的期望。

2. 回復函電
確認進口商請求的接受。
通知進口商做完的事情。
澄清保險費支付的金額。

Which is a state-operated enterprise enjoying high prestige in settling clams promptly and equitably.
中國人民保險公司是國有企業，享有理賠迅速處理公正的聲譽。

The premium for the above-mentioned goods is at the rate of 0.8% of the insured value declared against All Risks plus 0.4% against War Risk.
上述商品投保一切險的費率為保險金額的0.8%，加投戰爭險的費率為保險金額的0.4%。

賣方收款

支付 Payment
1. 催款函
提及相關訂單。
催促買家付款，說明金額和支付條款。
表達你的態度。

2. 收到客戶付款通知
通知支付已經被創建。
附上銀行水單如果有的話。
詢問原始單據和電放提單。

3. 請客戶提供銀行匯款憑證
提及相關訂單。
尋求銀行水單并說明理由。
表達你的態度。

4. 發現付款錯誤跟客戶重新談論
說明付款錯誤。
請求重新支付。
推進解決。

5. 告知客戶款項收到
提及相關訂單號貨物和合同。
說明支付已經收到。
表達你對未來業務的期待。

6. 請客戶接受信用證不符點
說明不符點和導致不符點的原因。
請求買家告知銀行接受不符點。
表達你的態度。

7. 討論新訂單付款方式
表達你對實際業務完成的滿意。
詢問新的支付方式。
說明為什么你需要新的付款方式的理由。
期待同意并提前說明你的態度。


The order has executed to the entire satisfaction of customers.
這筆訂單執行令顧客完全滿意。

We regret to find that there is a discrepancy in the amount od your L/C
我們很遺憾的發現你放信用證金額有誤。

It is expensive for us to open an L/C and it will tie up the capital of small company like ours, so it is better for us to adopt the collection of D/P or D/A.
開立信用證費用很高，會影響像我方這樣的小公司的資金周轉。因此最好采用付款交單或承兌交單的托收方式。

索賠及理賠

投訴，索賠及理賠 Complaints,claims and settlement

1. 原因大致有：貨物的品質和規格與合同規定不符，質量低劣、貨物數量短缺、貨物延誤，未在預定時效內到達、貨物包裝不良，或貨物損毀等。
2. 賠償內容：請求賠償損失、補運、調換、修理、減價和折讓、拒收貨物。
3. 索賠程序：發現問題后應該在合同索賠期內通知對方，并聲明保留索賠權利、準備證明文件、正是索賠。
4. 索賠解決辦法：和解、調解、仲裁、訴訟。


If the warranty is limited, the terms may entitle you to a replacement or refund.
如果保修有限制，根據條款你也許可以要求退還或者退款。

The company deducted this payment from his compensation.
公司從她獲得的賠償金中扣去了這筆付款。

The company sustained losses of millions of dollars.
公司遭受了數百萬美元的巨大損失。

We object to dumping substandard machines on the market.
我們反對將次品機器向市場傾銷。

Upon examination, we discovered to our surprise that they were inferior on quality.
經檢查，我們驚訝地發現它們的質量不佳。

we have received your remittance in settlement of our claim
我們已收到您的匯款，以解決我們的索賠.

其他日常工作

其他日常工作的函電寫作Other routine letter

1. 出差的自動回復
說明你正在出差、發送你的暫時聯系方式、表示不便的抱歉
2. 職務調動通知
你提早改變的你的職位、告訴顧客說繼續負責并提供聯系方式、表示客戶理解的感謝。
3. 休假的通知
簡單描述具體的休假時間、安排交接、希望客戶理解。
4. 通知客戶展會安排
給潛在客戶的具體展會信息、展示展會細節、希望客戶來參展。
5. 通知客戶公司新規定
通知代理人你公司的新規、解釋新規的細節、希望業務能夠繼續壯大。

節日問候Holiday Greetings




CAT輔助翻譯工具
Trados, Memsource, MemoQ, Word fast, Aegisub.