因為外貿中買賣雙方互不見面，作為現代最便捷有效的辦公工具與聯系方式的電腦和互聯網，重要性不言而喻。熟練掌握電腦知識和技巧，能為你順利開展外貿節省下大筆費用。Office文檔和制表軟件是最基本的，此外，還有最常見的圖片查看和修改軟件ACDSee，功能更大的 Photoshop，國際貿易公司喜歡用的PDF格式（電子書）文件瀏覽器 AdobeReader等----電子書最大的好處是不大容易在文件網絡傳輸中修改、變形、缺漏或感染電腦病毒。

    而最為重要的是學會在網上查找資料，收集信息。這個工作貫穿整個外貿過程，是關鍵所在。本書也會根據教程進展陸續介紹其中的技巧。首先要了解的就是重要工具---搜索引擎。所謂搜索引擎，就是網上信息的“向導軟件”。這個軟件根據人想了解的內容----內容的“關鍵詞”----比如“五金工具”、“運輸公司”、“外貿技巧”、“出口商檢申報”等等，在浩如煙海的互聯網世界中尋找相關的信息網頁，這些網頁的地址告訴你，由你去瀏覽并查找所需信息。

    熟練運用搜索引擎，能無限放大你的能力，使一個新人也能迅速成為“無所不知”的行家里手。另一個關鍵點是外語----主要是英語。這也是很多非國際貿易專業的人士打算從事外貿時關心與猶豫的問題。英語不行，可以做外貿嗎？或者英語要達到什么程度才行呢？這個問題應該從兩方面去看。一方面，做生意本身就是一門交流的藝術，討價還價、競爭協作，相互溝通理解越深對生意就越有幫助----尤其咱們中國人，講究人情世故，推崇做生意先做朋友的經營之道。從這方面看，英語自然越流利越好。但并不是說非要像英語專業畢業的學生那樣高的水平才能去做外貿。以做生意為目的的英語本身就是工具，能用就行。不妨想想那些與外國人直接做買賣的小販們，比如北京早年間的秀水東街，中越、中蘇邊境貿易，以及那些滿世界跑的溫州人，他們的外語能有多好？可憑借臨時學的幾十個單詞，一些簡單固定的句子，加上比劃和按一通計算器，生意做得一點也不小。畢竟是買賣人，語言交流能基本明白就行，先湊合著，以后邊做邊學，現學現用，進步比在學校里啃書本要快得多。從這方面看，不必因英語而退卻。口語方面，掌握常用的幾句問候交際，與數量、時間、日期、好壞等百來個數量詞形容詞，再加上與你的產品相關的一些名詞，即可開工干活。反正重要東西自然會落在紙上，以書面形式出具，碰到不懂的地方臨時查查字典即可。

    書面上就更好辦，用電腦解決。著名的翻譯軟件《金山詞霸》和《金山快譯》，前者能準確翻譯單詞，后者能大致翻譯句子和文章----雖然在語法句型上多有錯誤，但好歹能知道個大概意思，自己再略作修改就行了。英語不好的人常常會犯“中國式英語”的錯誤，即按照中文的語法堆砌查到的英文單詞，這的確會鬧笑話，可那又如何？“你的良心的大大地壞了”是個狗屁不通的日本式中文，可是每個人都知道它說的啥。這就是“實用”的“藝術

    當然，涉及合同等重要文件，就需要非常謹慎。好在外貿的合同有比較固定的格式，經多年使用完善，其條款基本已經滴水不漏，只需要把商品名稱、數量金額交貨時間什么的相應更改即可。關于這些常用外貿單證的格式，本書會給出范本。

    事實上，外貿的同行們已經總結出了幾乎囊括你可能碰到的任何情況的英語范本例句。在日常的書面和口頭交流中，照搬即可。這樣的例句，在搜索引擎中輸入關鍵字“外貿英語”或“外貿常用英語”即可查到。

    因此，不必畏難語言關。英語水平高固然好，水平差一樣可以硬著頭皮上。

    電腦和英語，是外貿的兩樣必備利器。水平越高，路子越順暢。

    以申請出口權或代理、掛靠、備案等方式獲取外貿“通行證”，選定經銷的產品，了解了外貿的原理，準備好必需的工具，便可以縱橫四海了。